10 unverzichtbare Funktionen für Ihre nächste Content-Delivery-Lösung

Sofort einsatzbereites Portal

Jedes Unternehmen, das Software- oder Hardwareprodukte verkauft, benötigt ein Dokumentationsportal, das seinen Benutzern die aktuellsten und intuitivsten Inhalte bietet.

Erstklassige Content-Delivery-Plattformen (CDP) müssen ein sofort einsatzbereites Portal bieten, das mit minimalem Aufwand eingerichtet werden kann, um ansprechende Inhalte für alle Arten von Benutzern zu erstellen und bereitzustellen.

Prüfen Sie, was das Portal Ihrer CDP standardmäßig bietet (z. B. Verwaltung von Zugriffsrechten, Suchfunktionen, Seitenleser, mehrsprachige Benutzeroberflächen usw.) und untersuchen Sie den Bereitstellungsprozess: Wird es Stunden, Tage oder Monate dauern, eine Standardversion Ihres künftigen Dokumentationsportals zu implementieren?

Portalkonfiguration

Es ist ganz einfach: Wenn Kunden die Freiheit und Flexibilität haben, ihr Produkt zu konfigurieren, ohne IT- oder Anbieterdienste in Anspruch nehmen zu müssen, sparen sie Zeit und Geld. Eine Content-Delivery-Plattform sollte es Ihnen ermöglichen, das Design Ihres Portals an Ihr Branding anzupassen und eine Benutzererfahrung zu schaffen, die zu Ihrem Unternehmen passt. Fragen Sie, ob Sie das können:

• Personalisierung des Layouts und der Branding-Elemente,
• Sie können so viele Seiten erstellen, wie Sie benötigen,
• Ihr Portal lokalisieren,
• leicht für Mobiltelefone verfügbar machen,
• alles mit einem intuitiven Low-Code-Editor erledigen.

Vergewissern Sie sich, dass Sie die Kontrolle haben!

Integration mit beliebigen Inhaltsquellen und Tools

Die Realität sieht so aus, dass die heutigen Produktinhalte von vielen Menschen in vielen Abteilungen mit unterschiedlichen Tools erstellt werden. Während Dokumentationsteams ein Autorentool oder ein CCMS bevorzugen, schreiben Entwickler gerne in Markdown und Marketingmitarbeiter entwerfen Word-Dokumente oder erstellen Broschüren in Photoshop.

Suchen Sie sich ein Tool, das über gebrauchsfertige Integrationen verfügt und sich problemlos mit Ihren bestehenden Schreibsystemen verbinden lässt. So kann Ihr Team seine Produkt- und technische Dokumentation nahtlos und so oft wie nötig veröffentlichen und muss sich nicht um die Vereinheitlichung von Inhalten und langwierige Formatierungen kümmern.

Relevante und personalisierte Suche

Web-Suchmaschinen wie Google haben hohe Standards für die Suchleistung gesetzt. Die moderne Informationssuche hat uns an den intuitiven Zugriff auf relevante, aktuelle und kontextbezogene Informationen direkt über unseren bequemsten digitalen Kanal, die App oder das verwendete Tool gewöhnt.

Eine gute Content-Delivery-Lösung sollte eine leistungsstarke Suchmaschine bieten, die effiziente Selbstbedienung und Kundenautonomie ermöglicht und die Produktakzeptanz fördert.

Die durchschnittliche Suchmaschine eines Unternehmens reicht nicht aus, um schnelle Antworten auf komplexe Produktfragen der Benutzer zu geben. Stellen Sie daher sicher, dass die Suchmaschine Ihres CDP die folgenden Anforderungen erfüllt:

• nutzt leistungsstarke linguistische Modelle mit nachgewiesener Leistung auf einem großen Dokumentationskorpus
• lernt von den Nutzern und verbessert die Relevanz im Laufe der Zeit
• kontextualisiert und personalisiert die Ergebnisse je nach Situation (z. B. kontextbezogene Suche in der Produkthilfe)

Offline-Modus

Ihre Kunden und Ihre eigenen Teams befinden sich oft in Situationen und an Orten ohne zuverlässige Netzanbindung. Daher ist die mobile Erreichbarkeit entscheidend.

Viele Systeme sind immer noch auf eine Internetverbindung angewiesen, um technische Dokumente bereitzustellen. Um Außendienstmitarbeiter effektiv zu unterstützen, muss ein Dokumentationsportal einen Offline-Modus direkt auf dem Gerät des Bedieners anbieten, mit einer Synchronisierungsfunktion, sobald die Netzwerkverbindung wiederhergestellt ist.

Überlegen Sie sich, wo sich Ihre potenziellen Nutzer tagsüber aufhalten werden. Fragen Sie sich, ob sich Ihre Nutzer an einem Ort mit eingeschränktem Zugang zu Daten oder Wi-Fi befinden. Wenn dies der Fall ist, sorgt ein CDP dafür, dass Ihr Team und Ihre Kunden Ihr Produkt unter allen Umständen warten können, und erhöht die Betriebszeit.

Interaktivität

Mit der richtigen CDP können Sie über die einseitige statische Veröffentlichung hinausgehen und eine interaktive Verbindung zu Ihren Nutzern herstellen.

Holen Sie sich eine Lösung, die es ihnen ermöglicht, bevorzugte Abschnitte mit Lesezeichen zu versehen, ihr eigenes Wissen durch Kommentare und Rückmeldungen zu teilen und ihre eigenen dynamischen Bücher zu erstellen.

Achten Sie auch darauf, dass Sie nur die Funktionen auswählen, die Sie wirklich brauchen: Zu viel Schnickschnack kann die Benutzerfreundlichkeit beeinträchtigen. Definieren Sie, was in Ihrer Situation und für Ihre Nutzer sinnvoll ist.

Natives mobiles Erlebnis

Ohne die richtige Technologie werden die typischen Benutzer, die im Außendienst arbeiten, durch Ineffizienz behindert. Sie brauchen eine einfach zu bedienende Lösung, die ihnen zuverlässige Produktinformationen liefert, die auf jedem Gerät lesbar sind.

Ihre Lösung sollte alle Dokumentationsformate berücksichtigen: Text, 2D, 3D, Multimedia und mehr. Ob Laptop, Tablet, Smartphone oder AR-VR-Brille – Ihre CDP sollte diese Formate perfekt auf die Geräte der Techniker übertragen, um klarere Anweisungen und einheitlich angewandte Verfahren zu ermöglichen.

SEO-Fähigkeiten

Im Gegensatz zu Unternehmenswebsites bietet ein Online-Dokumentationsportal entweder öffentliche Informationen oder geschützte Ressourcen. Wenn Ihre Inhalte öffentlich sind, müssen Sie sicherstellen, dass Suchmaschinen wie Google oder Bing sie finden können, um organischen Verkehr zu erzeugen. Vergewissern Sie sich, dass Ihr CDP Ihnen die Möglichkeit bietet, die Art und Weise, wie Ihre Inhalte veröffentlicht werden, zu aktivieren und anzupassen.

Prüfen Sie, ob Sie das können:

• Definition von Dokumententiteln durch Hinzufügen von Metadaten, wie Version oder Produkt, im Titel
• Erzeugen Sie mehrere Sitemaps, wenn Sie zu viele Dokumente haben

Ein Beispiel aus der Praxis. Google durchforstet regelmäßig das Teradata-Dokumentationsportal. Wenn Sie bei Google nach „Verbindung zu Nicht-Teradata-Quellen“ suchen, erscheint die Dokumentation „Connecting Teradata Advanced SQL Engine from Non-Teradata Sources“ auf dem offiziellen Teradata-Portal ganz oben in der Liste der Suchergebnisse.

Umfassende Analysen und Berichte

Es ist kein Geheimnis, dass Google Analytics (GA) das weltweit am häufigsten verwendete Analysetool ist. Während die von GA bereitgestellten Metriken für Marketinginitiativen großartig sind, kann eine gute CDP umfassendere, wertvollere Einblicke in die Leistung Ihrer Inhalte bieten.

Ihre CDP sollte Daten wie „Suche ohne Ergebnisse“, „meist und am wenigsten gelesene Themen“, „Themenbewertungen“ und „Zeit, die mit dem Lesen eines Abschnitts verbracht wurde“ und mehr liefern und jederzeit für Ihr Dokumentationsteam abrufbar sein. Wenn Sie diese Statistiken richtig einsetzen, haben Sie einen echten Wettbewerbsvorteil, da Sie bei unzureichender Leistung nicht mehr auf Vermutungen angewiesen sind.

Verbessern Sie Ihre technische Dokumentation mit Fluid Topics

Sie müssen zwar nicht jede neue Funktion für Ihre Content-Delivery-Plattform ausprobieren, aber Sie sollten die Funktionen prüfen, die Ihr Team und Ihre Kunden von Ihrem Portal für technische Dokumentation erwarten.
Die Plattformen sind sehr unterschiedlich, daher sollten Sie zunächst Ihre Anforderungen definieren und dann gut recherchieren.

Führende Technologieunternehmen auf der ganzen Welt haben mit Fluid Topics herausragende Inhaltserlebnisse geschaffen – dank dieser 10 unverzichtbaren Funktionen! Wenn Sie den Wechsel zu einer Plattform für die Bereitstellung von Inhalten in Erwägung ziehen, hoffen wir, dass Sie diese Tipps nützlich fanden!

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