Was ist ein Component Content Management System (CCMS)?

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Für Unternehmen mit vielen verschiedenen Mitwirkenden, die Inhalte veröffentlichen, kann die Verwaltung von Qualität und Genauigkeit zu einer komplexen und herausfordernden Aufgabe werden. Zudem werden neue Produkte schneller als je zuvor auf den Markt gebracht, und regulatorische Kontrollen sind umständlich. Es wird zunehmend schwieriger, zuverlässige, jederzeit verfügbare Produktdokumentation zu erstellen. Gleichzeitig müssen Unternehmen immer größere Mengen an Dokumentation in immer kürzeren Zeiträumen produzieren.

Um den Erwartungen an Inhalte gerecht zu werden, benötigen Organisationen die richtigen Tools, um die Content-Produktion zu steigern. Deshalb erkunden wir heute die Welt der Component Content Management Systeme (CCMS) — was ist ein CCMS, welche Funktionen bieten sie, und sind sie das einzige Tool, das Sie benötigen, um qualitativ hochwertige Inhalte zu liefern?

Was ist ein Component Content Management System? 

Ein Component Content Management System ist ein Content Management System (CMS), das Inhalte auf Komponentenebene statt auf Dokumentenebene verwaltet. Komponenten können aus Wörtern, Absätzen, Bildern, Videos und mehr bestehen. Stellen Sie sich die Komponenten als Bausteine oder Lego-Steine vor, die zusammengesetzt ein vollständiges Inhaltsstück ergeben. Komponenten werden nach einem Schema oder Content-Modell organisiert, um diese finalen Inhaltsstücke zu erstellen.

Einige der beliebtesten CCMS auf dem Markt stammen von Paligo, Madcap IxiaCCMS (ehemals Ixiasoft), RWS (Tridion), Bluestream (XDocs DITA CCMS), Intuillion (DITAToo) und Componize.

CCMS veröffentlichen typischerweise Dokumente in PDF-, Word- und HTML-Formaten. Einige integrieren sich mit Helpdesk-Tools und anderen Anwendungen, indem sie für jeden Endpunkt formatierte Dateien übertragen. Allerdings bieten nur wenige APIs oder native Integrationen in Drittsysteme an.

CCMS und CMS — Was sind die Unterschiede?

CCMS haben einzigartige Funktionen, die sie von traditionellen Web-CMS unterscheiden. CCMS wurden entwickelt, um massive Mengen an Inhalten durch Wiederverwendung von Komponenten zu erstellen. Dies ist nützlich für die Erstellung der zahlreichen Varianten technischer Dokumentation, einschließlich Dokumenten für jede Produktversion, Sprache und andere Varianten. Diese Plattformen sind ebenfalls nützlich für die Veröffentlichung von Inhalten für stark regulierte Branchen. Es ist wichtig, die verschiedenen Arten von CMS zu verstehen, wenn Sie ein Tool für Ihre Autorenteams auswählen.

Plattformziel und Outputs

• Traditional: Web-CMS ermöglichen es Content-Teams, Inhalte zu schreiben sowie das Frontend zu verwalten und anzupassen, in das die Inhalte eingebettet sind. Das Hauptziel ist es, eine Website zu erstellen, die der Öffentlichkeit Zugang zu Informationen bietet. 
• CCMS: CCMS werden verwendet, um Inhalte zu erstellen. Sie bieten normalerweise kein Frontend für den Zugriff auf und das Lesen von Inhalten. Die Outputs eines CCMS sind Dokumente, die Teams dann entweder manuell oder durch halbautomatisierte Skripte und APIs an verschiedene Frontends verteilen können.

Content-Struktur

• Traditional: Web-CMS verwalten Inhalte auf Dokument- oder Seitenebene. Sie unterstützen die Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Veröffentlichung unstrukturierter Dokumentation für eher kommerzielle und unternehmensorientierte Websites. Die Art und Weise, wie Autoren Dokumentation erstellen, ist linear und logisch, was zu einer Webseite als finaler Output führt.
• CCMS: Sie verwalten Inhalte auf Komponentenebene. Diese standardisierte Content-Struktur ermöglicht es Autoren, automatisierte Prozesse zu nutzen, um Komponenten für verschiedene Dokumente zusammenzustellen und wiederzuverwenden, was ideal für die Erstellung technischer Dokumentation ist.

Content-Wiederverwendbarkeit

• Traditional: Inhalte können nicht über Publikationen hinweg wiederverwendet werden. Wenn Autoren Teile von Inhalten wiederverwenden möchten, müssen sie die ausgewählten Abschnitte manuell kopieren und in neue Dokumente einfügen.
• CCMS: Da CCMS auf Komponentenebene arbeiten, können Teams diese modularen Elemente einfach wiederverwenden. Kein Kopieren und Einfügen nötig — das Content-Modell bildet automatisch Dokumente mit vorhandenen Komponenten.

Hauptfunktionen eines CCMS

CCMS sind vorteilhaft für Unternehmen, die Hunderte von Dokumenten mit überlappenden Inhaltsabschnitten erstellen müssen, die sich in jedem Dokument wiederholen. CCMS haben mehrere Funktionen, die sie zu nützlichen Tools für die Erstellung von Inhalten für technische Dokumentation und Prozeduren machen.

Kollaboratives Authoring

Ein CCMS bietet Content-Teams einen zentralisierten und kollaborativen Raum, in dem sie strukturierte Inhalte erstellen und speichern können. Sie integrieren typischerweise auch Workflow-Management-Funktionalitäten, die die Koordination der Content-Erstellung erleichtern. Dies ermöglicht es Autoren, Aufgaben zuzuweisen, Deadlines festzulegen, den Fortschritt von Inhalten zu überwachen und Änderungen zu validieren, wodurch Klarheit über Verantwortlichkeiten und Zeitpläne für alle Teammitglieder gewährleistet wird.

Strukturiertes Authoring

Strukturiertes Content-Authoring steht im Mittelpunkt von CCMS-Plattformen dank ihrer Komponentenarchitektur. Autoren erstellen diese unabhängigen Content-Chunks mithilfe von Markup-Sprachen und XML-Format. Einige der beliebtesten Sprachen sind DITA, DocBook und S1000D. Zusätzlich zu den Komponenten enthalten CCMS Content-Schemas oder Content-Modelle. Diese Modelle identifizieren die Komponenten, die benötigt werden, um vollständige Inhaltsstücke zu erstellen. Sobald Autoren bereit sind, die finalen Dokumente zusammenzustellen, bezieht das Content-Modell verschiedene Komponenten basierend auf der Schema-Struktur und den Komponenten-Metadaten. Dies automatisiert die Content-Produktion.

Erweiterte Metadaten und Taxonomie

CCMS ermöglichen es Teams, Metadaten während der Komponentenproduktion zu verfolgen, wie Produkttyp, Übersetzungsstatus, Versionsnummer, Zielgruppe und mehr, bis hinunter zur Komponentenebene. In erster Linie geben Metadaten an, welche Komponenten verwendet und auf jedes Content-Modell angewendet werden müssen, um eine bestimmte Version eines Dokuments zu erstellen.

Darüber hinaus helfen Metadaten dabei, die Beziehungen zwischen Komponenten zu verfolgen und bieten Einblicke in die Verfügbarkeit und den Wert vorhandener Inhalte. In ähnlicher Weise verwenden CCMS Taxonomien, um Inhalte zu kategorisieren und zu kennzeichnen. Durch die Definition dieser hierarchischen Beziehungen zwischen Komponenten sind Inhalte für Autoren leichter zu finden, was die Zusammenarbeit reibungslos macht.

Schließlich verbessern Metadaten die Suchfunktionen des CCMS, indem sie zusätzliche Datenpunkte bereitstellen, nach denen gesucht werden kann. Benutzer können nicht nur nach Inhalten suchen, sondern auch nach Attributen wie Autor, Erstellungsdatum, Thema und anderen Metadatenfeldern.

Wiederverwendung und Umnutzung

Aufgrund der Modularität von Inhalten in einem CCMS ist eine Wiederverwendung einfach. CCMS enthalten eine einzige Bibliothek für Content-Komponenten, und sobald ein Autor eine Komponente erstellt hat, ist sie für endlose Wiederverwendung bereit. Wenn Autoren dann ein Content-Schema anwenden, kann die Struktur neu erstellte Komponenten beziehen, um aktualisierte Inhalte zu produzieren. Mit automatisierter Veröffentlichung können Autoren schnell das Volumen der erstellten Inhalte hochskalieren. Mit einem CCMS können Teams Hunderte von Dokumenten erstellen, die dieselben Komponenten wiederverwenden, auf Knopfdruck.

Multiformatveröffentlichung

Die Komponentenstruktur innerhalb eines CCMS ist ideal für die deutlich schnellere Veröffentlichung von Dokumenten. Je nachdem, wo Teams diese finalen Dokumente platzieren möchten, können sie Inhalte in verschiedenen Formaten (HTML, PowerPoint, Word, PDF usw.) veröffentlichen, indem sie vordefinierte Vorlagen anwenden. Sie können jedes Dokument einfach gleichzeitig in mehreren Formaten veröffentlichen, um ihren unterschiedlichen Content-Anforderungen gerecht zu werden.

Vorteile der Verwendung eines CCMS

Mit so vielfältigen und intuitiven Funktionen ist es kein Wunder, dass die Verwendung eines CCMS mehrere Vorteile für Content-Operationen bietet.

Verbesserung der Content-Konsistenz

Technische Redakteure müssen oft über dasselbe Thema in verschiedenen Dokumenten schreiben. Wenn Autoren denselben Inhalt immer wieder neu schreiben müssen, riskieren sie Unstimmigkeiten zwischen Dokumenten, die sich auf ähnliche Themen beziehen. Der Vorteil eines CCMS besteht darin, dass es Autoren ermöglicht, Komponenten über verschiedene Dokumente hinweg wiederzuverwenden. Daher verwenden zwei beliebige Dokumente, die dasselbe beschreiben, genau dieselbe Komponente ohne dass ein Umschreiben notwendig ist. Mit der Komponentenwiederverwendung stellen Unternehmen Konsistenz zwischen Dokumenten sicher.

Verbesserung der Zusammenarbeit

Ein CCMS bietet die notwendige Umgebung für Teams, um effizient zusammenzuarbeiten. Kollegen können gleichzeitig an verschiedenen Komponenten innerhalb desselben Dokuments arbeiten. Mit einem zentralen Ort für das gesamte Content-Schreiben können Benutzer Prioritäten vorantreiben, ohne den Zeitplan für die Content-Bereitstellung zu verlangsamen. Keine E-Mails mehr mit statischen Dokumentversionen, die verschiedene Änderungen enthalten.

Kosten und Zeit effizienter gestalten

Anstatt ein neues, maßgeschneidertes Dokument zu erstellen, ermöglichen CCMS den Teams, sowohl neue als auch vorhandene Inhalte zu mischen und zu kombinieren. Die Wiederverwendung von Komponenten spart Zeit und reduziert Kosten. Teams müssen jedes Thema nur einmal schreiben, was es ihnen ermöglicht, ihre Zeit produktiver zu nutzen und neue Inhalte zu produzieren. Teams verwenden nicht nur Inhalte wieder, sondern mit einem CCMS ist es auch einfach, Inhalte zum Zeitpunkt der Dokumentveröffentlichung in mehrere Formate zu rendern. Insgesamt können Unternehmen die Erstellung von Inhalten auf Knopfdruck automatisieren, was die Content-Produktionszeit erheblich reduziert.

Reduzierung der Übersetzungskosten

Wenn Unternehmen wachsen und expandieren, wird übersetzte Dokumentation zunehmend wichtiger. Mit CCMS müssen Unternehmen nicht vollständige Dokumente übersetzen, sondern nur jede Komponente, was den Prozess so produktiv wie möglich macht. Dies minimiert Kosten und reduziert den Großteil des für die Übersetzung erforderlichen Aufwands. Wenn neue Komponenten hinzugefügt werden, müssen außerdem nur die neuen Komponenten übersetzt werden. Auf diese Weise verschwenden Teams keine Zeit und kein Geld damit, Dokumente mit bereits übersetzten Teilen erneut zu übersetzen. Infolgedessen wird die Übersetzung mit einem CCMS effizienter und skalierbarer.

CCMS-Voraussetzung: Content-Strategie-Arbeit

Bevor man mit einem CCMS beginnt, gibt es eine wichtige Anforderung, die alle Teams erfüllen müssen. Um ein CCMS am besten für das Schreiben strukturierter Inhalte zu nutzen, müssen Unternehmen über ihre Content-Strategie nachdenken. Das bedeutet, dass Organisationen, bevor Autoren mit dem Schreiben beginnen können, ihre Content-Architektur, den erforderlichen Grad der Content-Granularität, ihre Anforderungen an die Wiederverwendung von Inhalten, Taxonomien, welche Metadaten sie verwenden werden und mehr bestimmen müssen. Dies ist ein zeitaufwändiger Prozess, den Unternehmen durchlaufen, sobald sie sich für die Einführung eines CCMS entscheiden. Und sobald diese Vorbereitungsarbeit abgeschlossen ist, müssen Unternehmen ihre Autoren noch darin schulen, wie man Themen erstellt und im CCMS schreibt. Auch wenn dieser Prozess Zeit in Anspruch nehmen kann, ist er ein wesentlicher Schritt zur Verbesserung der Entwicklung und Qualität der Content-Erstellung eines Unternehmens.

Einschränkungen eines CCMS

Trotz der vielen wertvollen Vorteile haben diese Tools einige Nachteile, die wichtig zu beachten sind.

Eingeschränkte Single Source

CCMS enthalten nur Inhalte, die innerhalb ihrer Plattformen geschrieben wurden. Wenn Inhalte anderswo erstellt werden und technische Redakteure sie in ihren Inhalten verwenden möchten, müssen sie diese neu schreiben. Teams können Inhalte aus mehreren Quellen, wie MS Word-Produktblättern, nicht nahtlos mit den Inhalten in ihrem CCMS kombinieren.

Begrenzte Veröffentlichungsmöglichkeiten

Sobald ein CCMS Inhalte mithilfe von Komponenten und einem Content-Schema zusammengestellt hat, kann der Autor Dokumente in mehreren Formaten veröffentlichen, wobei die beliebtesten MS Word, PDF und HTML sind. Allerdings muss noch jemand diese Dokumente nehmen und sie zu den erforderlichen Endpunkten hochladen, wie einem Ressourcencenter oder einer Website. Typischerweise ist dies ein manueller oder halbautomatisierter Prozess, bei dem Teams verschiedene Skripte einrichten müssen, um die richtigen Inhalte an jeden entsprechenden Touchpoint zu liefern.

Darüber hinaus können bestimmte Endpunkte wie Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) und Learning-Management-Systeme (LMS) erfordern, dass Inhalte in anderen Formaten aktualisiert werden, die über die hinausgehen, in denen ein CCMS Inhalte veröffentlichen kann. Daher benötigen CCMS möglicherweise dedizierte APIs, um generierte Inhalte an die richtigen Plattformen und Tools zu senden.

Zusammenfassend erfordert die Sicherstellung, dass ein CCMS Inhalte an jeden Touchpoint liefern kann, erhebliche Konfiguration, Anpassung und Wartung.

Keine dynamische Bereitstellung

CCMS ermöglichen nur statische Veröffentlichung. Das bedeutet, sie erstellen Dateien und Dokumente, die in ihren Formaten und Zuständen zum Zeitpunkt der Veröffentlichung eingefroren sind. Wenn ein Autor Änderungen vornimmt oder eine neue Komponente erstellt, die in Dokumente integriert werden soll — sei es ein oder einhundert Dokumente — müssen sie alle neu zusammengestellt, in den richtigen Formaten neu veröffentlicht und zu ihren finalen Endpunkten erneut exportiert werden.

CCMS und Content Delivery Platform: Komplementäre Tools?

Ein CCMS ist ein großartiges Tool zum Schreiben und Wiederverwenden strukturierter Inhalte. Allerdings haben Sie höchstwahrscheinlich andere Inhaltsquellen: Word-Dokumente, Wikis, Wissensdatenbanken usw. Darüber hinaus müssen Sie diese Inhalte in Ihre Produktdokumentation aufnehmen und mit der richtigen Zielgruppe teilen. Derzeit gibt es zwei Hauptoptionen, dies zu tun. Die erste ist, diese Inhalte in einem CCMS neu zu schreiben, um sie dem Hauptveröffentlichungsprozess hinzuzufügen. Die zweite Option ist, jeden separaten Veröffentlichungsprozess manuell zu handhaben, um die Inhalte von verschiedenen Quellen zu zahlreichen Endpunkten zu bringen. Während die Verwendung eines CCMS Probleme bei der Content-Erstellung löst, löst es nicht die Schwierigkeiten bei der Content-Veröffentlichung.

Wie lösen Sie also das Bereitstellungsproblem, während Sie gleichzeitig die Vorteile eines CCMS genießen? Wir empfehlen, Ihr CCMS mit einer Content Delivery Platform (CDP) zu kombinieren.

Was ist eine Content Delivery Platform?

Eine Content Delivery Platform ist eine Softwarelösung, die Ihr Produktwissen aus jeder Quelle (CMS, CCMS, Github, Sharepoint, Helpdesk-Tools, Wikis) und in jedem Format sammelt. Sie vereinheitlicht und liefert diese Informationen über nahtlose native Integrationen und APIs an beliebige Endpunkte. CDPs sind agnostisch beim Verbinden mit Authoring-Tools und können sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Inhalte verarbeiten.

Darüber hinaus sammeln CDPs dynamisch Inhalte aus verschiedenen Quellen, um automatisch die neuesten Änderungen widerzuspiegeln. Dies hält die Dokumentation auf der Benutzerseite jederzeit aktuell und genau.

Welche CDP ist die beste für Sie?

Fluid Topics, die führende Content Delivery Platform für technische Dokumentation, bietet eine umfangreiche Palette von Konnektoren für CCMS sowie andere Authoring-Tools (MadCap Flare, Adobe FrameMaker usw.). Darüber hinaus bietet sie gebrauchsfertige Konnektoren für gängige Formate und Sprachen (Markdown, HTML, YAML usw.). Durch die Schaffung eines einheitlichen Content-Repositorys beseitigt Fluid Topics die Komplexität der Veröffentlichung über Informationssilos hinweg. Lassen Sie die Dokumentationsplattform von Fluid Topics als Ihre Single Source of Truth fungieren, wo Benutzer konsistent aktuelle und personalisierte Inhalte finden können. Parallel dazu liefert unsere CDP mit sofort einsatzbereiten APIs und Integrationen ein konsistentes Content-Erlebnis über Ihre verschiedenen Kanäle hinweg.

Zusammen decken ein CCMS und eine CDP den gesamten Prozess der Content-Produktion und -Bereitstellung ab und gewährleisten ein reibungsloses, ansprechendes Benutzererlebnis in jedem Schritt. Aber verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort! Jacob Sisk, Product Manager bei Paligo, einem der führenden CCMS, beschrieb die Vorteile dieser gewinnenden Kombination, als er sagte: „Durch die Integration von Paligo mit Fluid Topics können wir unseren Kunden ein nahtloses End-to-End-Erlebnis bieten, von der strukturierten Authoring-Umgebung bis hin zu personalisierten Inhalten, die an den Endbenutzer geliefert werden.„

Zukünftige Trends für CCMS und CDPs

Mit Blick in die Zukunft ist die Zukunft von CCMS und CDPs für Teams der technischen Dokumentation sowohl vielversprechend als auch unbestreitbar miteinander verwoben.

KI und Automatisierung

KI ist das Wort in aller Munde und das aus gutem Grund. Diese vielseitige Technologie hat weitreichende Anwendungen. Im Kontext der Content-Produktion hilft KI bei der Dokumentationskonsistenz und verbessert die Produktivität von Autoren.

Auf der Content-Delivery-Seite geht es bei KI um die Verbesserung des Benutzererlebnisses. Durch die Nutzung von Natural Language Processing und Machine Learning können Unternehmen Inhalte für Benutzer persönlicher und relevanter gestalten. Dieser Ansatz verbessert nicht nur das Sucherlebnis, sondern erhöht auch das Engagement.

Mit Blick auf die Zukunft werden wir sehen, dass eine zunehmende Anzahl von Unternehmen die Verwendung eines CCMS, einer Content Delivery Platform und KI-Anwendungen für ein kohärentes, genaues und verbessertes Benutzererlebnis kombiniert.

Integration mit anderen Technologien

Neue Kanäle und Technologien werden weiterhin entstehen. Während sie dies tun, ist es für Unternehmen entscheidend, Wege zu finden, ihre Inhalte auf benutzerfreundliche, responsive und konsistente Weise mit ihnen zu integrieren. Einige Kanäle, wie Chatbots mit eingebetteter generativer KI, werden schnell zu einem Favoriten, während Geräte mit Augmented Reality und Virtual Reality beliebt, aber weniger verbreitet sind, da sich die Technologie weiterentwickelt. In Zukunft werden diese Technologien einzigartige Herausforderungen für Organisationen darstellen, die sicherstellen müssen, dass Benutzer von jedem Kanal und Gerät aus immer noch leicht nach Unternehmensinhalten suchen und diese konsumieren können.

Fazit

Von automatisierter Content-Generierung bis hin zu verbesserter Zusammenarbeit bieten CCMS viele Vorteile für den Content-Produktionsprozess. Angesichts des Mangels an Multichannel- oder dynamischer Bereitstellung glauben wir jedoch, dass die Kombination eines CCMS und einer CDP am besten geeignet ist, um das Potenzial technischer Inhalte zu maximieren. Erfahren Sie mehr über die KI-gestützte Content Delivery Platform von Fluid Topics und wie ihre Kombination mit einem CCMS das Dokumentationsleseerlebnis optimiert.