Was ist ein Component Content Management System (CCMS)?

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Hinweis der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Juli 2024 veröffentlicht. Er wurde vollständig überarbeitet und aktualisiert, um Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen.

Die Verwaltung von Dokumentationsqualität und -genauigkeit ist eine komplexe und anspruchsvolle Aufgabe für Unternehmen mit vielen verschiedenen Autoren, die Inhalte veröffentlichen. Von der Beschleunigung von Produkteinführungen bis hin zu neuen regulatorischen Anforderungen wird die Erstellung zuverlässiger und leicht zugänglicher Produktdokumentation zunehmend schwieriger. Dennoch müssen Unternehmen immer größere Mengen an Dokumentation in immer kürzeren Zeiträumen produzieren.

Ein Component Content Management System (CCMS) ist ein grundlegendes Werkzeug für technische Redakteure, die technische Dokumentation in großem Maßstab über Produkte, Versionen, Sprachen und regulierte Formate hinweg erstellen. In diesem Artikel erläutern wir, wie ein CCMS funktioniert, welche Kernfunktionen und Vorteile es bietet, welche Einschränkungen es hat und wie es eine Product Knowledge Platform (PKP) ergänzt. 

Was ist ein Component Content Management System?

Stellen Sie sich die CCMS-Komponenten wie Bausteine oder Legostein vor, die zu einem vollständigen Inhaltsstück zusammengesetzt werden. Komponenten werden gemäß einem Schema oder Inhaltsmodell organisiert, um diese finalen Inhalte zu erstellen.

Im Folgenden vergleichen wir einige der beliebtesten CCMSs auf dem Markt.

CCMSs veröffentlichen Dokumente in der Regel in den Formaten PDF, Word und HTML. Einige integrieren sich über Dateiübertragungen in Helpdesk-Tools und andere Anwendungen. Allerdings bieten nur die führenden Lösungen APIs oder native Integrationen in Drittanbietersysteme.

CCMS vs. CMS: Was sind die Unterschiede?

CCMSs verfügen über einzigartige Funktionen, die sie von herkömmlichen Web Content Management Systemen (CMSs) unterscheiden. CCMSs sind darauf ausgelegt, große Mengen an Inhalten durch die Wiederverwendung von Komponenten zu erstellen. Dies ermöglicht die Erstellung zahlreicher Varianten technischer Dokumentation, darunter verschiedene Produktversionen, Sprachen und andere Variationen. Diese Plattformen sind gleichermaßen nützlich für die Veröffentlichung von Inhalten in stark regulierten Branchen. Es ist wichtig, die verschiedenen Arten von Content-Management-Tools zu verstehen, wenn man eine Lösung für die eigenen Redaktionsteams auswählt.

Plattformziel und Ausgaben

• Herkömmlich: Web-CMSs ermöglichen es Content-Teams, Inhalte zu verfassen, zu verwalten und das Frontend anzupassen, auf dem die Inhalte eingebettet sind. Das Ziel ist die Erstellung einer Website, die der Öffentlichkeit Zugang zu Informationen bietet.
• CCMS: CCMSs dienen der Inhaltserstellung. Sie bieten in der Regel kein Frontend für den Zugang zu und das Lesen von Inhalten. Die Ausgaben eines CCMS sind Dokumente, die Teams anschließend manuell oder über halb-automatisierte Skripte und APIs an verschiedene Frontends verteilen können.

Inhaltsstruktur

• Herkömmlich: Web-CMSs verwalten Inhalte auf der Dokument- oder Seitenebene. Sie unterstützen die Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Veröffentlichung unstrukturierter Dokumentation für eher kommerzielle und unternehmensorientierte Websites. Die Art, wie Autoren Dokumentation erstellen, ist linear und logisch und resultiert in einer Webseite als Endergebnis.
• CCMS: Sie verwalten Inhalte auf Komponentenebene. Ihre standardisierte Inhaltsstruktur ermöglicht es Autoren, automatisierte Prozesse zu nutzen, um Komponenten für verschiedene Dokumente zusammenzustellen und wiederzuverwenden – ideal für die Erstellung technischer Dokumentation.

Wiederverwendbarkeit von Inhalten

• Herkömmlich: Inhalte können mit einem CMS nicht über Publikationen hinweg wiederverwendet werden. Wenn Autoren Teile von Inhalten wiederverwenden möchten, müssen sie die ausgewählten Abschnitte manuell in neue Dokumente kopieren und einfügen.
• CCMS: Da CCMSs auf Komponentenebene arbeiten, können Teams modulare Inhalte und Topics leicht wiederverwenden. Kein Kopieren und Einfügen nötig – das Inhaltsmodell stellt Dokumente automatisch aus vorhandenen Komponenten zusammen.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines CCMS?

CCMSs sind besonders vorteilhaft für Unternehmen, die Hunderte von Dokumenten mit sich überschneidenden Inhaltsabschnitten erstellen müssen. Zu diesem Zweck verfügen CCMSs über mehrere Funktionen, die sie zu unverzichtbaren Werkzeugen für die Erstellung technischer Dokumentation machen.

Kollaboratives Authoring

Ein CCMS bietet einen zentralen und kollaborativen Raum, in dem Content-Teams strukturierte Inhalte erstellen und speichern können. CCMSs beinhalten auch Workflow-Management-Funktionen, die die Koordination der Inhaltserstellung erleichtern. So können Autoren Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen, den Fortschritt von Inhalten überwachen und Änderungen validieren – wodurch Verantwortlichkeiten und Zeitpläne für alle Teammitglieder klar werden.

Strukturiertes Authoring

Strukturiertes Content-Authoring steht dank der Komponentenarchitektur im Mittelpunkt von CCMS-Plattformen. Autoren erstellen unabhängige Inhaltsbausteine mit Auszeichnungssprachen und im XML-Format. Zu den beliebtesten Sprachen gehören DITA, DocBook und S1000D. Zusätzlich zu den Komponenten umfassen CCMSs Inhaltsschemata oder Inhaltsmodelle. Diese Modelle definieren, welche Komponenten benötigt werden, um vollständige Inhaltsstücke zu erstellen. Sobald Autoren die finalen Dokumente zusammenstellen möchten, bezieht das Inhaltsmodell verschiedene Komponenten auf Basis der Schemastruktur und der Komponentenmetadaten. Dies automatisiert die Inhaltsproduktion.

Erweiterte Metadaten und Taxonomie

CCMSs ermöglichen es Teams, Metadaten während der Komponentenerstellung zu verfolgen, beispielsweise Produkttyp, Übersetzungsstatus, Versionsnummer, Zielgruppe und mehr – bis auf die Komponentenebene. In erster Linie geben Metadaten an, welche Komponenten für jedes Inhaltsmodell verwendet werden sollen, um eine bestimmte Version eines Dokuments zu erstellen.

Darüber hinaus helfen Metadaten dabei, die Beziehungen zwischen Komponenten zu verfolgen, und liefern Einblicke in die Verfügbarkeit und den Wert vorhandener Inhalte. In diesem Zusammenhang verwenden CCMSs Taxonomien zur Kategorisierung und Kennzeichnung von Inhalten. Durch die Definition dieser hierarchischen Beziehungen zwischen Komponenten sind Inhalte für Autoren leichter auffindbar, was die Zusammenarbeit erleichtert.

Schließlich verbessern Metadaten die Suchfunktionen eines CCMS, indem sie Suchmaschinen zusätzliche Datenpunkte liefern. Benutzer können nicht nur nach Inhalten, sondern auch nach Attributen wie Autor, Erstellungsdatum, Thema und anderen Metadatenfeldern suchen.

Wiederverwendung und Repurposing

In CCMSs verfasste Inhalte sind modular und lassen sich leicht wiederverwenden. CCMSs enthalten eine einzige Bibliothek für Inhaltskomponenten, und sobald ein Autor eine Komponente erstellt hat, steht sie zur unbegrenzten Wiederverwendung bereit. Wenn Autoren dann ein Inhaltsschema anwenden, bezieht die Struktur neu erstellte Komponenten, um aktualisierte Inhalte zu produzieren. Diese automatisierte Publikation ermöglicht es Autoren, das erstellte Inhaltsvolumen schnell zu skalieren. Mit einem CCMS erstellen Teams auf Knopfdruck Hunderte von Dokumenten, in denen dieselben Komponenten wiederverwendet werden.

Multi-Format-Publishing

Die Komponentenstruktur innerhalb eines CCMS ist ideal für eine deutlich schnellere Dokumentenveröffentlichung. Je nachdem, wo Teams diese finalen Dokumente platzieren möchten, können sie Inhalte in verschiedenen Formaten (HTML, PowerPoint, Word, PDF usw.) durch Anwenden vordefinierter Vorlagen veröffentlichen. Sie können jedes Dokument auf einmal in mehreren Formaten veröffentlichen, um ihren unterschiedlichen Inhaltsbedürfnissen gerecht zu werden.

Was sind die Vorteile eines CCMS?

Mit solch vielfältigen und intuitiven Funktionen ist es kein Wunder, dass der Einsatz eines CCMS zahlreiche Vorteile für den Content-Betrieb bietet.

Inhaltskonsistenz verbessern

Technische Redakteure schreiben oft über dasselbe Thema in verschiedenen Dokumenten. 30 % der technischen Redakteure geben an, dass das Synchronhalten von Dokumenten ihre größte Workflow-Herausforderung ist. Wenn sie dieselben Inhalte mehrfach neu schreiben, riskieren sie Abweichungen zwischen Dokumenten zu ähnlichen Themen. Dies wird noch komplizierter, wenn Produktänderungen anfallen. Ein CCMS hilft dabei, weil es Autoren ermöglicht, Komponenten in verschiedenen Dokumenten wiederzuverwenden. Das bedeutet, dass zwei Dokumente dieselbe Komponente nutzen können, ohne sie neu schreiben zu müssen. Durch die Wiederverwendung von Komponenten halten Unternehmen ihre Dokumente konsistent.

Zusammenarbeit verbessern

Ein CCMS schafft die notwendige Umgebung, damit Teams effizient zusammenarbeiten können. Beispielsweise können Kollegen gleichzeitig an verschiedenen Komponenten innerhalb desselben Dokuments arbeiten. Mit einem zentralen Ort für alle Inhalte können Benutzer Prioritäten voranbringen, ohne den Zeitplan für die Content-Lieferung zu verzögern. Keine E-Mails mehr mit statischen Dokumentversionen, die unterschiedliche Änderungen enthalten.

Kosten und Zeit effizienter gestalten

Anstatt ein neues, maßgeschneidertes Dokument zu erstellen, ermöglichen CCMSs Teams, sowohl neue als auch vorhandene Inhalte zu kombinieren. Die Wiederverwendung von Komponenten spart Zeit und reduziert Kosten. Teams müssen jedes Thema nur einmal schreiben, was ihnen ermöglicht, ihre Zeit produktiver zu nutzen und neue Inhalte zu erstellen. Nicht nur werden Inhalte wiederverwendet, sondern mit einem CCMS lassen sich Inhalte auch auf Knopfdruck zum Zeitpunkt der Dokumentenveröffentlichung in mehrere Formate umwandeln, was die Inhaltserstellung automatisiert. Das Ergebnis ist eine deutlich kürzere Inhaltsproduktionszeit.

Übersetzungskosten senken

Mit dem Wachstum und der Expansion von Unternehmen wird übersetzte Dokumentation zunehmend wichtiger. Mit CCMSs müssen Unternehmen keine vollständigen Dokumente übersetzen, sondern nur einzelne Komponenten, was den Prozess so effizient wie möglich macht. Dies minimiert die Kosten und reduziert den Großteil des Aufwands für Übersetzungen erheblich. Außerdem müssen bei neuen Komponenten nur die neuen Komponenten übersetzt werden. So verschwenden Teams keine Zeit und kein Geld mit der erneuten Übersetzung von Dokumenten, die bereits übersetzte Teile enthalten. Als Ergebnis wird die Übersetzung mit einem CCMS effizienter und skalierbarer.

Die Einführung moderner CCMS-Lösungen wächst, da Unternehmen Effizienz, Agilität, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit in ihren Content-Workflows priorisieren.

Rasmus Petersson

VP of Product bei Paligo (aus einem Interview mit Tom Johnson)

CCMS-Voraussetzung: Strategische Inhaltsarbeit

Bevor man mit einem CCMS beginnt, gibt es eine wichtige Voraussetzung, die alle Teams erfüllen müssen. Um ein CCMS optimal für die Erstellung strukturierter Inhalte zu nutzen, müssen Unternehmen über ihre Inhaltsstrategien nachdenken. Was gehört zu einer Inhaltsstrategie?

• Inhaltsarchitektur
• Der Grad der inhaltlichen Granularität
• Anforderungen an die Wiederverwendung von Inhalten
• Taxonomien
• Metadaten-Strategie

Unternehmen müssen diese Elemente festlegen, bevor Autoren mit dem Schreiben beginnen können. Dies ist ein zeitaufwendiger, aber wesentlicher Prozess nach der Einführung eines CCMS. Sobald diese Vorarbeit abgeschlossen ist, müssen Unternehmen Autoren außerdem darin schulen, wie man Topics erstellt und im CCMS schreibt. Auch wenn dieser Prozess Zeit in Anspruch nehmen kann, ist er ein wesentlicher Schritt zur Verbesserung der Entwicklung und Qualität der Inhaltserstellung eines Unternehmens.

Was sind die Einschränkungen eines CCMS?

Trotz des inhärenten Nutzens und der Vorteile von CCMSs haben sie auch einige Nachteile, die zu Dokumentationsherausforderungen führen können.

Eingeschränkte Single Source

CCMSs beinhalten nur Inhalte, die innerhalb ihrer Plattformen erstellt wurden. Wenn Inhalte anderswo erstellt wurden und technische Redakteure sie in ihren Inhalten verwenden möchten, müssen sie diese neu schreiben. Teams können Inhalte aus mehreren Quellen, wie MS-Word-Produktblättern, nicht nahtlos mit den Inhalten in ihrem CCMS kombinieren.

Begrenzte Publishing-Fähigkeiten

Sobald ein CCMS Inhalte mithilfe von Komponenten und einem Inhaltsschema zusammenstellt, kann der Autor Dokumente in mehreren Formaten veröffentlichen, wobei MS Word, PDF und HTML die beliebtesten sind. Dennoch muss jemand diese Dokumente nehmen und an den entsprechenden Endpunkten hochladen, beispielsweise in einem Ressourcencenter oder einer Website. Typischerweise ist dies ein manueller oder halb-automatisierter Prozess, bei dem Teams verschiedene Skripte einrichten müssen, um die richtigen Inhalte an die entsprechenden Touchpoints zu liefern.

Darüber hinaus können Endpunkte wie Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) und Learning-Management-Systeme (LMS) erfordern, dass Inhalte in anderen Formaten aktualisiert werden, als sie ein CCMS veröffentlichen kann. Daher benötigen CCMSs möglicherweise dedizierte APIs, um generierte Inhalte an die richtigen Plattformen und Tools zu senden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Sicherstellung, dass ein CCMS Inhalte an jeden Touchpoint liefern kann, erhebliche Konfiguration, Anpassung und Wartung erfordert.

Keine dynamische Auslieferung

CCMSs ermöglichen nur statisches Publishing. Das bedeutet, dass sie Dateien und Dokumente erstellen, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung in ihren Formaten und Zuständen eingefroren sind. Wenn ein Autor Änderungen vornimmt oder eine neue Komponente erstellt, die in Dokumente integriert werden soll – ob es sich um eines oder hundert Dokumente handelt –, müssen alle neu zusammengestellt, in den richtigen Formaten neu veröffentlicht und erneut an ihre finalen Endpunkte exportiert werden.

CCMS und Product Knowledge Platform: Komplementäre Werkzeuge?

Ein CCMS ist ein großartiges Werkzeug zum Schreiben und Wiederverwenden strukturierter Inhalte. Wahrscheinlich verfügen Sie jedoch auch über andere Inhaltsquellen: Word-Dokumente, Wikis, Wissensdatenbanken usw. Diese Informationen müssen ebenfalls Teil Ihrer Produktdokumentation sein und an die richtige Zielgruppe weitergegeben werden. Derzeit gibt es hauptsächlich zwei Möglichkeiten, dies zu tun. Die erste besteht darin, diese Inhalte in einem CCMS neu zu schreiben, um sie in den Hauptveröffentlichungsprozess einzubinden. Die zweite Option ist die manuelle Verwaltung jedes einzelnen Veröffentlichungsprozesses, um Inhalte aus verschiedenen Quellen an zahlreiche Endpunkte zu übermitteln. Während ein CCMS Probleme bei der Inhaltserstellung löst, löst es keine Schwierigkeiten bei der Inhaltsveröffentlichung.

Wie lassen sich also Lieferungsherausforderungen bewältigen und gleichzeitig die Vorteile eines CCMS nutzen? Wir empfehlen, Ihr CCMS mit einer Product Knowledge Platform zu kombinieren.

Was ist eine Product Knowledge Platform?

Eine Product Knowledge Platform ist eine Softwarelösung, die Ihr Produktwissen aus beliebigen Quellen (CMS, CCMS, Github, SharePoint, Helpdesk-Tools, Wikis) und in beliebigen Formaten bündelt. Sie vereinheitlicht und liefert diese Informationen über nahtlose native Integrationen und APIs an beliebige Endpunkte. PKPs sind bei der Verbindung mit Authoring-Tools agnostisch und können sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Inhalte verarbeiten.

Darüber hinaus sammeln PKPs Inhalte aus verschiedenen Quellen dynamisch, um die neuesten Änderungen automatisch widerzuspiegeln. Dadurch bleibt die Dokumentation auf der Benutzerseite stets aktuell und korrekt.

Welche PKP ist die richtige für Sie?

Fluid Topics, die führende Product Knowledge Platform für technische Dokumentation, bietet eine umfangreiche Palette an Konnektoren für CCMSs sowie andere Authoring-Tools (MadCap Flare, Adobe FrameMaker usw.). Darüber hinaus bietet sie sofort einsatzbereite Konnektoren für gängige Formate und Sprachen (Markdown, HTML, YAML usw.). Durch die Erstellung eines einheitlichen Inhalts-Repositorys beseitigt Fluid Topics die Komplexität der Veröffentlichung über Informationssilos hinweg. Lassen Sie die Dokumentationsplattform von Fluid Topics als Ihre einzige Quelle der Wahrheit fungieren, in der Benutzer stets aktuelle und personalisierte Inhalte finden. Parallel dazu liefert unsere PKP mit sofort verfügbaren APIs und Integrationen ein konsistentes Content-Erlebnis über alle Ihre Kanäle hinweg.

Gemeinsam decken ein CCMS und eine PKP den gesamten Inhaltsproduktions- und -lieferungsprozess ab und gewährleisten an jedem Schritt ein reibungsloses und ansprechendes Benutzererlebnis. Aber verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort! Jacob Sisk, Product Manager bei Paligo, einem der führenden CCMSs, beschrieb die Vorteile dieser Kombination so: „Durch die Integration von Paligo mit Fluid Topics können wir unseren Kunden ein nahtloses End-to-End-Erlebnis bieten – von der strukturierten Authoring-Umgebung bis hin zu personalisierten Inhalten, die an den Endnutzer geliefert werden.“

Zukunftstrends für CCMSs und PKPs

Mit Blick auf die Zukunft ist die Zukunft von CCMSs und PKPs für technische Dokumentationsteams sowohl vielversprechend als auch unbestreitbar miteinander verknüpft.

Autoren werden KI für die Inhaltsproduktion und Automatisierung nutzen

KI hat in den letzten Jahren enorme Fortschritte gemacht, und neue Anwendungen entstehen weiterhin. Im Kontext der Inhaltsproduktion helfen native KI-Fähigkeiten in CCMS-Plattformen und anderen Dokumentationstools bei der Dokumentationskonsistenz, der Kennzeichnung von Optimierungsmöglichkeiten, dem Zusammenfassen, dem Brainstorming, dem Erstellen von Gliederungen und der Übersetzung. Diese generativen KI-Workflow-Anwendungen verbessern die Produktivität technischer Redakteure.

Das Aufkommen von Agentic AI eröffnet neue Möglichkeiten, gesamte Publikations-Pipelines zu automatisieren und Abläufe zu optimieren. Dokumentationsteams werden diese Systeme zunehmend einsetzen, um Dokumentations-Workflows zu automatisieren, Benutzer-Feedback-Schleifen zu erstellen und Release Notes zu koordinieren.

Auf der Seite der Inhaltsauslieferung geht es bei KI darum, die Benutzererfahrung zu verbessern. Durch den Einsatz von Natural Language Processing und Machine Learning können Unternehmen relevante, personalisierte Content-Erlebnisse für Benutzer gestalten. Dieser Ansatz verbessert nicht nur das Sucherlebnis, sondern steigert auch das Engagement.

Wir werden weiterhin erleben, wie Unternehmen ihr CCMS, ihre Product Knowledge Platform und KI-Anwendungen für ein kohärentes, genaues und verbessertes Benutzererlebnis kombinieren.

Autoren werden für das Verständnis durch KI schreiben (und veröffentlichen)

Selbst wenn Ihre Inhalte technische Zugänglichkeitsstandards erfüllen, können Schreibstil und Struktur noch immer Herausforderungen für KI-Systeme schaffen. Heutige menschenzentrierte Inhalte enthalten oft mehrere Elemente, die es KI-Tools und -Plattformen erschweren, sie klar zu interpretieren und zu verstehen. Probleme wie fragmentierter Kontext, semantische Auffindbarkeits-Lücken, implizite Wissensannahmen, Abhängigkeiten von visuellen Informationen und formatabhängige Informationen führen zu KI-Missverständnissen.

Technische Redakteure müssen ihre Inhaltsstrategie anpassen, um für das Verständnis durch KI zu schreiben. Ihr CCMS hilft dabei, Inhalte in granularen Text aufzuteilen, Metadaten und Taxonomie zu integrieren, Cross-Linking anzuwenden und andere Best Practices umzusetzen, die es KI erleichtern, Inhalte zu verstehen. Tatsächlich berücksichtigen 70 % der Dokumentationsteams inzwischen KI bei ihren Entscheidungen zur Informationsarchitektur.

Eine PKP wie Fluid Topics stellt dann sicher, dass die veröffentlichten Inhalte für Agentic-AI-Systeme für unternehmensweite KI-Workflows zugänglich sind.

Neue Integrationen mit anderen Technologien werden entstehen

Neue Kanäle und Technologien werden weiterhin entstehen. Mit ihrer Entstehung ist es für Unternehmen entscheidend, Wege zu finden, ihre Inhalte auf benutzerfreundliche, reaktionsfähige und konsistente Weise damit zu integrieren. Einige Kanäle, wie KI-gestützte Chatbots, wurden schnell zu Favoriten bei Nutzern, während Geräte mit Augmented Reality und Virtual Reality zwar beliebt, aber noch weniger verbreitet sind. In Zukunft werden diese Technologien Unternehmen vor besondere Herausforderungen stellen, da sie sicherstellen müssen, dass Benutzer Unternehmensinhalte über jeden Kanal und jedes Gerät leicht suchen und nutzen können.

Fazit

Von der automatisierten Inhaltserstellung bis hin zur verbesserten Zusammenarbeit bieten CCMSs viele Vorteile für den Inhaltsproduktionsprozess. Angesichts der fehlenden kanalübergreifenden oder dynamischen Auslieferung sind wir jedoch der Meinung, dass die Kombination eines CCMS mit Fluid Topics am besten geeignet ist, um das Potenzial technischer Inhalte zu maximieren. Erfahren Sie mehr über die KI-gestützte Product Knowledge Platform von Fluid Topics und darüber, wie ihre Kombination mit einem CCMS das Dokumentations-Leseerlebnis optimiert.