Digitaler Produktpass (DPP): Was er ist und warum er wichtig ist

Wir erleben einen strukturellen Wandel im globalen Handel, da Nachhaltigkeit und Transparenz zu formalen regulatorischen Anforderungen werden. In der Europäischen Union nimmt dieser Übergang durch den digitalen Produktpass (DPP) konkrete Gestalt an – ein politisch getriebener Rahmen, der jedem Produkt eine einzigartige digitale Identität zuweisen soll.

In diesem Artikel haben wir dargelegt, was digitale Produktpässe (DPPs) sind, wer sie wann benötigt, wie sie Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden nutzen und welche Fragen noch aufkommen.

Was ist der digitale Produktpass?

Digitale Produktpässe sind neue, von der EU vorgeschriebene digitale Aufzeichnungen, die ein durchgängiges Produktlebenszyklusmanagement ermöglichen. Diese Verordnung ist eine zentrale Säule der Ökodesign-Verordnung für nachhaltige Produkte (ESPR), die darauf abzielt, Wertschöpfungsketten transparenter zu machen. Sie unterstützt eine bessere Material- und Energieeffizienz, eine Kreislaufwirtschaft und verlängerte Produktlebensdauern.

Jeder Pass muss verifizierte Produktdokumentation enthalten, einschließlich Produktanweisungen, Materialien, Umweltauswirkungen, Risikobewertungen und Anweisungen zur Entsorgung am Lebensende. Die Idee ist, dass Hersteller für jedes Produkt oder jede Charge eine eindeutige Produktkennung bereitstellen, damit Kunden, Partner und EU-Regulierungsbehörden jederzeit genaue Produktdaten finden können.

Wir empfehlen, frühzeitig zu beginnen, da die erste Welle von DPPs ab 2026 für prioritäre Produktgruppen verpflichtend sein wird. Weitere Kategorien werden bis 2030 schrittweise eingeführt. Da neue Compliance-Anforderungen unmittelbar bevorstehen, lesen Sie weiter für eine umfassende Aufschlüsselung von allem, was Sie wissen müssen, um mit der Erstellung Ihrer digitalen Produktpässe zu beginnen.

Welche Produkte sind vom digitalen Produktpass betroffen?

Ob durch die ESPR oder andere produktspezifische Verordnungen vorgeschrieben – nahezu alle physischen Produkte auf dem EU-Markt werden einen DPP benötigen. Einige Ausnahmen sind Lebensmittel, Medikamente, Tierfutter und Lebewesen.

Produktgruppen, die einen DPP benötigen

Quelle: European Commission

Die Europäische Kommission wird die Liste der Produkte, die der Verordnung entsprechen müssen, regelmäßig aktualisieren. Organisationen müssen kontinuierlich nach Updates suchen, um sicherzustellen, dass sie konform sind.

Welche Informationen muss ein digitaler Produktpass enthalten?

Ein DPP erfordert mindestens mehrere Arten von Dokumentation, Produktwissen und Daten. Dazu gehören:

• Eine eindeutige Produkt-ID: Jeder DPP muss drei Arten von IDs enthalten: eine eindeutige Produktkennung, eine eindeutige Betreiberkennung und eine eindeutige Anlagenkennung. Jeder DPP ist über einen Datenträger (z. B. Barcode, QR-Code, NFC-Tag) mit einer eindeutigen Produkt-ID verknüpft, der auf dem Produkt, seiner Verpackung oder in der Begleitdokumentation angebracht ist. Diese ermöglichen es Regulierungsbehörden, Produkte auf Chargen- oder Produktebene zu identifizieren und zurückzuverfolgen.
• Eine Stückliste (BOM): Die BOM enthält eine klare und detaillierte Liste aller Produktteile und Materialien. Jede Komponente muss die Herkunft des Lieferanten angeben und eine Aufschlüsselung des recycelten Materials enthalten. Sie sollte auch Transparenz über alle im Produkt verwendeten gefährlichen Substanzen (wie in der EU-Chemikaliengesetzgebung definiert) bieten.
• Daten zum CO2-Fußabdruck: Der DPP muss eine Datenbank mit Berechnungen des Produkt-CO2-Fußabdrucks enthalten, die Scope-1-, Scope-2- und anwendbare Scope-3-Emissionen abdeckt. Diese Datenbank wird einen Benchmark für Umwelt- und Klimabemühungen bereitstellen.
• Reparatur- und Demontageanleitungen: Unternehmen müssen Reparaturhandbücher, Ersatzteiloptionen und Richtlinien zur Demontage von Produkten bereitstellen.
• Recycling- und Lebensende-Anweisungen: Zur Unterstützung eines R-Strategien-Rahmens enthält der DPP Anleitungen zur Wiederverwendung alter Produktteile, Recyclingoptionen und Anweisungen zur ordnungsgemäßen und sicheren Entsorgung. Diese Informationen unterstützen eine Kreislaufwirtschaft.
• Compliance und Zertifizierungen: Unternehmen müssen CE-Zertifikate, Gesundheits- und Sicherheitszertifizierungen, Verweise auf relevante EU-Vorschriften, Dokumente zur Nachhaltigkeits-Compliance und alle anderen Informationen einschließen, die die Konformität mit der ESPR-Verordnung nachweisen.

Zusammen schaffen diese Anforderungen ein klares, prüfbares und verifizierbares digitales Produktprofil. Das Ergebnis ist ein regulierter Markt, dem Verbraucher und Unternehmen gleichermaßen vertrauen können.

Nicht-funktionale Datenanforderungen des DPP

Die DPP-Verordnung legt nicht nur fest, welche Art von Informationen enthalten sein sollten, sondern auch, wie diese Daten verfügbar sein sollten. Diese als „nicht-funktionale Datenanforderungen“ aufgeführten Elemente schaffen ein Repository klarer, zugänglicher und zweckorientierter Daten.

• Strukturiert und maschinenlesbar: Daten müssen auf offenen Standards basieren, interoperable und maschinenlesbare Formate verwenden, strukturiert und durchsuchbar sein und über Datenaustauschnetze ohne Anbieterabhängigkeit übertragbar sein.
• Rollenbasierte Zugriffsrechte: Unternehmen können die Sichtbarkeit und den Zugriff auf Informationen basierend auf ihrer Benutzergruppe auf autorisierte Akteure beschränken. Beispielsweise könnten Benutzergruppen öffentlichen Zugriff, Zugriff für Endbenutzer und professionelle Benutzer, Zugriff für Wirtschaftsakteure in der Wertschöpfungskette und vollständigen Zugriff für Behörden umfassen.
• Data Governance und Wartung: Jede Produktgruppe definiert, wie Informationen aktualisiert, gepflegt und verwaltet werden. Alle Produktänderungen müssen nachvollziehbar sein, während sich die Dokumentation weiterentwickelt. Unternehmen sollten prüfen, wer für Updates verantwortlich ist, welche Ereignisse Updates auslösen und welche Aktualisierungshäufigkeit für ihre Produktgruppen gilt.
• Datenaufbewahrung: Die Daten müssen während der gesamten Lebensdauer des Produkts verfügbar bleiben.

Das Ziel ist es, ein leicht zugängliches, zentrales Repository von Produktinformationen zu schaffen, das immer nachvollziehbar, organisiert und genau ist.

Wie implementiert man einen digitalen Produktpass?

Die Implementierung eines digitalen Produktpasses erfordert Koordination über Systeme, Teams und Lieferketten hinweg. Für den Einstieg hier eine praktische Aufschlüsselung der wichtigsten Schritte:

1. Eine robuste Datenbasis aufbauen: DPPs beginnen mit einer starken Produktwissensbasis. Unternehmen müssen die vom DPP geforderten Produktinformationen finden und bei Bedarf erstellen. Sie sollten sich darauf konzentrieren, genaue und gründliche Daten zu sammeln, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
2. Lieferanten frühzeitig in Datenanforderungen einbeziehen: Viele erforderliche Datenpunkte, wie Materialherkunft oder Umweltauswirkungen, liegen bei Lieferanten. Unternehmen sollten Erwartungen frühzeitig und klar über die gesamte Wertschöpfungskette kommunizieren und ausreichend Zeit für Datenerfassung und Abstimmung vor regulatorischen Fristen einplanen.
3. Daten zentralisieren: Unternehmen müssen alle Produktinformationen an einem zentralen Ort zusammenstellen, um ihre Pässe zu erstellen. Digitale Tools, die zur Zentralisierung von Inhalten verwendet werden, müssen mit anderen Informationssystemen interoperabel sein, um einen nahtlosen Informationsfluss zu gewährleisten.
4. In DPP-fähige Anbieter investieren: Die Implementierung des DPP erfordert die richtige digitale Infrastruktur. Dies kann Produktinformationsmanagementsysteme (PIM), Dokumentationsplattformen und Datenträgertechnologien (z. B. QR-Codes, NFC) umfassen. Anbieter sollten basierend auf ihrer Fähigkeit ausgewählt werden, Interoperabilitäts- und regulatorische Anforderungen zu erfüllen.
5. Daten mit einem physischen Träger verbinden: Jedes Produkt muss Zugang zu seinem Pass über einen physischen Datenträger wie einen QR-Code oder einen eingebetteten Chip bieten. Wenn möglich, sollten diese Datenträger direkt am Produkt angebracht sein, damit die Informationen während des gesamten Produktlebenszyklus nachvollziehbar, sicher und leicht zu finden sind.
6. Wartungs- und Reparaturworkflows erstellen: Unternehmen sollten ihre Reparaturverfahren überprüfen und aktualisieren, um die Nachhaltigkeit zu optimieren. Sie müssen berücksichtigen, was ein Reparaturereignis ausmacht, welche Qualifikationen Techniker haben und wie Workflows effizient strukturiert werden können.
7. Umwelt- und Nachhaltigkeitskennzahlen verfolgen: Organisationen müssen systematisch Umweltdaten wie CO2-Fußabdruck, Energieverbrauch und Emissionen sammeln und pflegen. Diese Kennzahlen sollten kontinuierlich überwacht und in den DPP integriert werden, um regulatorische Anforderungen und Transparenzerwartungen zu erfüllen.

Tipps zur Wartung und kontinuierlichen Überwachung Ihres digitalen Produktpasses

Sobald der Produktpass vorhanden ist, besteht die nächste Herausforderung in der Nachverfolgung und Datenpflege. Unternehmen können regelmäßig mehrere Dinge tun, um Informationslücken zu verhindern und aktualisierte Daten zu generieren.

• Data Governance und Aktualisierungsprozesse definieren: DPP-Daten sind nicht statisch. Unternehmen müssen klare Regeln für die Pflege und Aktualisierung von Informationen festlegen, einschließlich wer für Updates verantwortlich ist, welche Ereignisse Updates auslösen (z. B. Reparaturen, Komponentenwechsel), wie Versionierung und Nachvollziehbarkeit verwaltet werden.
• Interne Datenaudits durchführen: Teams sollten DPP-Richtlinien verwenden, um Probeaudits durchzuführen und Lücken in der regulatorischen Bereitschaft zu identifizieren. Dies ist wichtig in allen Geschäftsbereichen, von der Beschaffung über Wartung, Nachhaltigkeit bis hin zu Produktteams.
• Branchenspezifische Updates verfolgen: Spezifische Produktgruppen werden weiterhin neue regulatorische Anforderungen über verschiedene Zeiträume veröffentlichen. Unternehmen sollten nach ESPR-Updates für relevante Produktkategorien suchen.

Was sind die Rollen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Stakeholder?

Eine Produktwertschöpfungskette umfasst zahlreiche Stakeholder, die jeweils eine unterschiedliche Rolle bei der Herstellung des Produkts spielen. Daher hat jeder Stakeholder natürlich ein unterschiedliches Maß an Verantwortung, wenn es um die Erstellung und Pflege des digitalen Produktpasses geht.

Hersteller: Hersteller und Produktdesigner sind die primären Stakeholder, die für die Implementierung des DPP und die Sicherstellung der Produktkonformität mit ökologischen Designprinzipien verantwortlich sind. Sie müssen auch die erforderliche Dokumentation erstellen.

Importeure: Wenn der Hersteller nicht in der EU ansässig ist, übernimmt der Importeur die Verantwortung des Herstellers zur Einhaltung des DPP, einschließlich sowohl Produktanforderungen als auch Dokumentation.

Bevollmächtigte: Dieser Stakeholder kann im Namen des Herstellers auf Grundlage eines schriftlichen Mandats handeln. Dieses Mandat delegiert teilweise Verantwortung für bestimmte angegebene Aufgaben.

Händler: Händler überprüfen, dass die notwendigen Informationen verfügbar sind, bevor sie Produkte auf den Markt bringen. Sie müssen die Bereitstellung eines Produkts verweigern, von dem sie wissen oder glauben, dass es nicht den ESPR-Anforderungen entspricht.

Andere Akteure (z. B. Online-Marktplätze, Fulfillment-Center): Andere können rollenspezifische Aufgaben mit begrenzten Verpflichtungen haben, übernehmen jedoch nicht die primäre Verantwortung.

Hersteller sollten mit anderen Stakeholdern über die gesamte Wertschöpfungskette kommunizieren, um sicherzustellen, dass jede Gruppe sich ihrer Rolle bewusst ist.

Wie profitieren Unternehmen vom digitalen Produktpass?

Der digitale Produktpass erfordert möglicherweise erhebliche Anstrengungen, aber diese Anstrengungen führen letztendlich zu wichtigen Vorteilen für Unternehmen und Endbenutzer.

Wie profitieren andere Stakeholder von DPP-Vorschriften? 

Über Unternehmen und ihre Kunden hinaus werden viele andere Dritte ebenfalls von der DPP-Verordnung profitieren.

• Materiallieferanten: Der DPP macht transparente Umwelt- und Arbeitsbedingungsdaten sichtbar, um eine verantwortungsvolle Beschaffung in der gesamten Lieferkette zu gewährleisten.
• Dokumentationsteams: Vorschriften unterstützen die Schaffung eines zentralen Repositorys, in dem sich alle Produktinformationen befinden, was bessere Dokumentationspraktiken ermöglicht.
• Einzelhändler: Er unterstützt Rückkaufprogramme, Recyclingsysteme und konsistente Produktlistungen über alle Kanäle hinweg.
• Reparaturfachleute: Der DPP bietet Zugang zu Komponentendetails, Ersatzteiloptionen und Reparaturhistorie für präzise Reparaturarbeiten.
• Recycling- und Abfallverwertungspartner: Der Pass liefert detaillierte Materialzusammensetzung und Informationen zum Lebensende.
• Regulierungsbehörden, Regierungen und öffentliche Behörden: Dies bietet eine digitale Aufzeichnung, die effiziente, umfassende Audits und Überprüfungen unterstützt.
• Nachhaltigkeitsteams: Produktpässe konsolidieren Emissions-, Material- und Lebenszyklusdaten für genaue Verfolgung und Berichte.

Diese Vorteile werden die Produktivität verbessern, die Umweltauswirkungen reduzieren und Arbeitsmöglichkeiten fördern, wodurch ein gesünderer, besserer Markt für alle geschaffen wird.

Was sind die aktuellen Herausforderungen beim digitalen Produktpass?

Neue Vorschriften bedeuten neue Infrastruktur, Prozesse und Prioritäten. Unternehmen haben bereits mehrere Herausforderungen identifiziert, die sie bewältigen müssen, um mit dem DPP konform zu sein.

1. Fragmentierte und unvollständige Daten

2. Mangelnde Lieferantenbereitschaft

3. Interoperabilität mit Legacy-Systemen

4. Unterschiedliche ESG-Methodiken

5. Unklare Dateneigentümerschaft und Governance

6. Sich weiterentwickelnde Standards und Vorschriften

7. Audit-Bereitschaft und Verifizierungslücken

Fazit

Diese neue Verordnung wird Unternehmen auf der ganzen Welt betreffen. Sie erfordert umfangreiche Arbeit von Teams zur Einrichtung von Produktpässen, bietet aber auch immense geschäftliche Vorteile. Tests sind noch im Gange, um beste Implementierungspraktiken zu bestimmen, daher sollten Unternehmen regelmäßig nach Updates der ESPR-Arbeitsgruppen und anderen produktspezifischen Vorschriften suchen.

Während die endgültigen Details der DPP-Verordnung sich noch weiterentwickeln, ist die Richtung klar: Unternehmen benötigen eine intelligentere Möglichkeit, Produktinformationen zu verwalten, zu strukturieren und bereitzustellen. Genau hier kommt Fluid Topics ins Spiel.

Fluid Topics hilft Organisationen, Produktinhalte zu zentralisieren und zu verwalten, wodurch es einfacher wird, aufkommende DPP-Anforderungen zu erfüllen.