Was können Tech Writer in der KI-Ära tun?

Hinweis: Dieser Blogbeitrag wurde mithilfe von KI aus der Originalversion übersetzt und kann daher geringfügige Abweichungen enthalten. Einige der Links in diesem Beitrag führen zu Inhalten, die nur auf Englisch verfügbar sind.

Dieser Artikel ist ein Begleittext zu unserem Artikel „Werden KI-Systeme technische Autoren ersetzen?„. In diesem Artikel haben wir die Grundlagen dafür erörtert, wie sich der Arbeitsmarkt und die Rolle von Fachschreibern in einer KI-zentrierten Welt verändern. Jetzt werfen wir einen genaueren Blick auf die neuen Arbeitsabläufe von technischen Autoren.

Wir wissen, dass KI technische Autoren nicht ersetzen wird, aber wie sieht diese Beziehung tatsächlich aus? Trotz Angst vor Ersatz berichten technische Autoren, die KI in ihre tägliche Arbeit integriert haben, über hohe Zufriedenheitswerte. 67% geben an, dass KI ihre Dokumentation verbessert hat. 78% berichten, dass KI ihnen hilft, Dokumentations-Workflows schneller abzuschließen.

Technische Autoren, die bereit sind, KI als Verbündete anzunehmen, werden besser abschneiden als diejenigen, die diese Technologie vermeiden. Das gesagt, KI ist keine Eins-zu-eins-Lösung, die jede Dokumentationsarbeit ersetzen kann. Zu wissen, welche Aufgaben automatisiert werden sollen, ist eine Herausforderung. Dieser Artikel schlüsselt reale Beispiele auf, welche Content-Workflows am besten von KI verwaltet werden können und welche unter menschlicher Kontrolle bleiben müssen.

Was kann KI heute im technischen Schreiben tun?

Nach Angaben von Rémi Bove, Leiter für Produktwissen bei Fluid Topics, „können technische Autoren erheblich von KI-Technologie profitieren, um ihre Workflows zu verbessern, die Effizienz zu steigern und hochwertige Inhalte zu generieren.“ Technische Autoren berichten, dass die Top-Aufgaben, bei denen sie KI einsetzen, Entwürfe (62%), Brainstorming (58%), Korrekturlesen (58%) und Style-Guide-Matching (50%) sind. Die spezifischen KI-Anwendungsfälle für Dokumentation hängen davon ab, welche Art von KI sie verwenden. Die Top-Anwendungsfälle für generative KI sind:

• Brainstorming von Dokumentationsideen: Neue Themen, Überschriften und Anwendungsfälle vorschlagen, die in Inhalte aufgenommen werden sollen.
• Zusammenfassung von Recherchen und SME-Interviews: Notizen, Meeting-Transkripte und SME-Interviews in prägnante Zusammenfassungen verdichten.
• Erstellen von Gliederungen für technische Dokumentation: Gliederungen umfangreicher Dokumentation erstellen, ohne von vorne zu beginnen.
• Erstellen von Multimedia-Content für technische Dokumentation: Codeblöcke, Diagramme, Bilder und Videos generieren, um die Dokumentation zu ergänzen.
• Übersetzen von technischer Dokumentation: Inhalte automatisch in mehrere Sprachen übersetzen, während die technische Genauigkeit und konsistente Terminologie für inklusive, barrierefreie Inhalte erhalten bleiben.
• Optimierung und Markierung von technischen Inhalten: Verwenden Sie Tools wie Markup AI, Congree UCC und oXygen Positron AI Assistant, um die Einhaltung von internen Style Guides und Compliance-Anforderungen aufrechtzuerhalten.

Alternativ sind die Top-Anwendungsfälle für agentic KI:

• Automatisierung von Tech-Doc-Workflows: Überwachen Sie Code-Änderungen in Entwicklungsumgebungen, extrahieren Sie relevante Updates, entwerfen Sie neue Dokumentversionen, senden Sie diese zur Überprüfung an SMEs und verfolgen Sie die Genehmigung durch jedes Projektmanagementsystem.
• Erstellen von fortlaufenden Benutzer-Feedback-Schleifen: Überwachen Sie kontinuierlich Support-Tickets, Community-Diskussionen und Dokumentations-Analysen, um Wissenslücken zu ermitteln, Inhaltsverbesserungs-Tickets zu erstellen, Updates in der CCMS zu entwerfen und die Änderungen zur Überprüfung einzureichen.
• Automatisierung der Erstellung von Versionshinweisen: Überwachen Sie Ticketing-Lösungen wie Jira auf neue Informationen. Initiieren Sie dann einen Prozess zur Erstellung von Versionshinweisen, rufen Sie Changelog-Daten von GitHub ab, fügen Sie Produktbilder und Diagramme hinzu, generieren Sie den Versionshinweis und veröffentlichen Sie ihn auf mehreren Kanälen.

Die Integration von KI in Content-Workflows wird die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen, die Zeit bis zur Veröffentlichung verkürzen und die Feedback-Schleifen zwischen Benutzern und Autoren verbessern.

Es gibt jetzt viele verschiedene Tools, um KI-Workflows nahtlos in Content-Operationen zu integrieren. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und mit neuen Innovationen Schritt zu halten, sollten technische Autoren die Hauptkategorien der verfügbaren KI-Tools kennen, um die obigen Anwendungsfälle mühelos auszuführen.

• KI-Antwort-Engines
• KI-Content-Erstellungs- und Bearbeitungstools
• KI-Schreiboptimierungs- und Governance-Tools
• KI-Code-Assistenten
• KI-gestützte Tech-Writing- und Content-Publishing-Tools

Welchen einzigartigen Wert bringen menschliche technische Autoren?

KI kann technische Autoren auf vielfältige Weise unterstützen, aber sie fällt dort kurz, wo menschliche Expertise am meisten zählt. Technisches Schreiben erfordert mehr als das Generieren genauer, gut strukturierter Inhalte: Es verlangt Kontext, Urteilsvermögen, Empathie und ein tiefes Verständnis der Benutzer und ihrer Bedürfnisse. Diese unverwechselbar menschlichen Stärken machen technische Autoren unverzichtbar, auch wenn KI immer fähiger wird.

Rémi elaboriert dies und erklärt, dass „das Schreiben oft die Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern erfordert…[was] die Durchführung effektiver Interviews, Abhaltung von Stakeholder-Meetings und die Sicherstellung beinhaltet, dass alle Rückmeldungen angemessen in den endgültigen Inhalt integriert werden.“ Er fährt dann fort und erklärt, warum dies ein Problem für KI darstellt. „KI kann wiederholte Aufgaben automatisieren, die Inhaltsqualität verbessern und verschiedene Aspekte des technischen Schreibprozesses optimieren. Sie kann jedoch die spezialisierten Fähigkeiten und das Kontextverständnis erfahrener technischer Autoren nicht replizieren.„

Auch für einfach verfasstes KI-generiertes Text müssen Tech Writer Prompts entwerfen, um die gewünschten Ergebnisse zu erhalten. KI spuckt vorhandene Inhalte aus und überarbeitet sie, aber Menschen sind innovativ und kreativ. Ja, sie wird mit agentic reasoning autonomer, aber auch agentic Workflows erfordern Prompts, Grenzen und menschliche Aufsicht. Durch Nutzung der Stärken der Menschheit haben technische Autoren gegenüber KI-Anwendungen weiterhin die Oberhand.

Was sollte KI nicht tun?

In der Welt des Produktwissens erfordern KI-Lösungen, dass technische Autoren KI-gerechte, autorisierte Quellmaterialien bereitstellen. Sobald die Dokumentation verfügbar ist, nutzen KI-Tools diese, um genaue, relevante Ergebnisse zu generieren oder Workflows zu verwalten. Doch der Wert menschlicher Expertise ist nicht auf den initialen Text beschränkt. Menschliche Aufsicht und Reasoning bleiben wichtig in den gesamten Content-Operationen erforderlich. Hier sind einige Maßnahmen, die KI nicht verwalten oder ohne menschliche Beteiligung in der Schleife versuchen sollte:

• Genehmigung von regulatorischen und rechtlichen Workflows
• Erstellung von Inhalten für komplexe Produkte und Prozesse
• Bestimmung impliziter Bedürfnisse und Schmerzpunkte
• Verwaltung von Situationen, bei denen Empathie erforderlich ist
• Treffen von Urteilen oder ethischen Entscheidungen
• Durchführung von unabhängiger Qualitätssicherung und Genauigkeitsprüfungen
• Genehmigung von endgültigen Freigaben

KI ist kein Produktexperte und kann diesen nicht ersetzen. Sie kennt nur die Informationen, die in verfügbaren Dokumentationen leicht zu finden sind. Während KI-Tools plausible Inhalte produzieren können, müssen Menschen die Genauigkeit dieser Ergebnisse überprüfen. Schließlich kann KI leicht Produktversionen, Benutzerrollen und Umgebungen verwechseln, es sei denn, die Einschränkungen sind explizit im Prompt definiert.

Fazit

KI-Unterstützung und Automatisierung sind wertvolle Werkzeuge für technische Autoren, um schneller voranzukommen und sich auf menschlich unverzichtbare Aufgaben zu konzentrieren. KI wird bestimmte Aufgaben übernehmen, um die Produktivität zu erhöhen und die Dokumentationsqualität zu verbessern, wird Autoren aber nicht ersetzen.

In Zukunft hinterließ uns Rémi ein Stück Weisheit. „Es ist entscheidend, über KI-Fortschritte und Branchentrends auf dem Laufenden zu bleiben. [Technische Autoren] können praktische Erfahrung mit den neuesten KI-Tools durch die Teilnahme an persönlichen oder Open-Source-Projekten sammeln. Diese Projekte sollten ihre Fähigkeit zeigen, KI in den Dokumentationsprozess zu integrieren. Sie sollten [die Fähigkeit des Autors hervorheben], Inhalte mit fortgeschrittenen Technologien zu verbessern.„