Dokumentationsportal vs Website: Was ist der wahre Unterschied?

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Warten Sie mal, planen Sie ein Portal oder eine Website zu erstellen? Oft verwechseln Teams diese beiden Plattformen bei der Planung von Content-Projekten, daher möchten wir hier für Klarheit sorgen. Tatsache ist, dass beide digitalen Plattformen für die Kommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen Nutzern unverzichtbar sind. Es gibt jedoch mehrere wichtige Unterschiede, die Plattformbetreiber verstehen müssen, um maximale Ergebnisse zu erzielen – angefangen bei ihrem Zweck und ihren Zielen.

Was ist eine Website?

Eine Website ist eine Online-Ressource, die aus zusammenhängenden Webseiten besteht, die durch einen gemeinsamen Domainnamen identifiziert werden und über das Internet zugänglich sind. Websites zielen darauf ab, Leser über Produkte oder Dienstleistungen zu informieren und sie mit ansprechendem Design und eingängigen Überschriften zu begeistern.

Unternehmenswebsites bewerben ihre Marke und Dienstleistungen. Dazu gehören beispielsweise die Hervorhebung von Produktfunktionen und -fähigkeiten, Informationen darüber, wie sie domänenspezifische Probleme angehen, sowie die Präsentation von Kundenanwendungsfällen zur Demonstration ihrer Erfolge. E-Commerce-Websites hingegen fördern Einkaufserlebnisse mit dem Ziel, Leser zum Kauf zu bewegen. Informations-Websites wie Nachrichtenportale zielen darauf ab, Einblicke und Aktualisierungen zu Themen von öffentlichem Interesse zu bieten, und persönliche Blogs teilen erfahrungsbasiertes Wissen und Expertise.

Was ist ein Dokumentationsportal?

Dokumentationsportale oder Doc-Portale zielen darauf ab, einen zentralen Zugangspunkt zu den Tools, Ressourcen und Informationen bereitzustellen, die Nutzer benötigen, um Aufgaben zu erledigen oder auf produktspezifische Anfragen zu reagieren. Das Ziel ist es, wichtige Informationen zu zentralisieren und den Zugang zu diesem Wissen so zu optimieren, dass die Benutzererfahrung verbessert wird. Dies ist besonders wichtig, da 65 % der Wissensarbeiter berichten, bis zu zwei Stunden pro Tag mit der Suche nach geschäftskritischen Informationen zu verbringen. Und wenn Mitarbeiter Informationen nicht finden können, dann können Kunden es wahrscheinlich auch nicht. Deshalb sind Doc-Portale, die Inhalte an einem einzigen Ort zentralisieren – sei es eine interne oder eine externe Ressourcenquelle – so wertvoll.

Lesen Sie weiter, um sieben wichtige Unterschiede zwischen einer Website und einem Dokumentationsportal zu erfahren. Entdecken Sie dann, wie Fluid Topics die Entwicklung von Doc-Portalen beschleunigt, damit Sie wichtige Informationen schneller an Ihre Nutzer weitergeben und früher einen ROI erzielen können.

7 Unterschiede zwischen einem Dokumentationsportal und einer Website

1. Content-Typen

Websites: Diese digitalen Plattformen bieten eine Vielzahl von Marketing- und produktbasierten Inhalten. Website-Besucher besuchen Websites oft, um mehr über Produkte oder Dienstleistungen zu erfahren, die Marke kennenzulernen, Kontaktinformationen zu finden oder Käufe zu tätigen oder Anfragen zu stellen. Daher sollen die verfügbaren Inhalte diese Bedürfnisse adressieren und können Produktseiten, Branchenseiten, Kundenreferenzen, Blogartikel, eBooks und mehr umfassen. Nutzer, die nach Informationen zur Fehlerbehebung suchen, schauen manchmal zuerst auf Websites nach, daher enthalten Unternehmen oft Links von ihrer Website zu einem Self-Service-Doc-Portal.

Portale: Doc-Portale enthalten in der Regel eine breite Palette von produkt- und technikbezogenen Inhalten. Zu diesen Inhalten gehören unter anderem Benutzerhandbücher, Installationsanleitungen, Konfigurationsanweisungen, Artikel zur Fehlerbehebung, API-Referenzhandbücher und Wissensdatenbank-Artikel. Jede Art von Inhalt zielt darauf ab, Wissen zu vermitteln, sei es für Produktsupport, Wartungsanweisungen oder Sales-Enablement-Einblicke.

2.Verantwortliche und Veröffentlichung

Websites: Typischerweise ist das Marketing-Team eines Unternehmens für die Unternehmenswebsite verantwortlich, wo es mit Hilfe von Entwicklern und dem Produktteam Inhalte auf jeder Seite verteilt und aktualisiert. Das Marketing-Team veröffentlicht neue Inhalte über Tools wie ein CMS oder Headless CMS, da es eine Lösung benötigt, die Seiten schnell erstellt, unstrukturierte Inhalte wie eBooks und Blogartikel hostet und kreative visuelle Designs auf jeder Seite umsetzt.

Portale: Im Gegensatz dazu werden Doc-Portale oft von technischen Redakteuren im Rahmen der Produkt- oder Engineering-Teams verwaltet. Der Großteil der Inhalte wird von den technischen Redakteuren selbst verfasst, aber andere Inhalte können von anderen Stakeholdern aus verschiedenen Teams geschrieben und in die Portale aufgenommen werden. Diese Inhalte können mit einer Reihe von Tools entwickelt werden, von fortgeschrittenen Component Content Management Systems (CCMS) bis hin zu vertrauteren Plattformen wie Microsoft Word, Google Docs, Markdown oder internen Wikis. Unabhängig von der Quelle werden die Inhalte in der Regel überprüft, standardisiert und formatiert, bevor sie veröffentlicht werden, um Konsistenz und Qualität im gesamten Portal zu gewährleisten.

3. Zielgruppen

Websites: Bei einer Website möchten Unternehmen, dass so viele Menschen wie möglich sie besuchen, daher ist die Zielgruppe breit gefächert. Websites ziehen verschiedene Nutzergruppen an, darunter potenzielle und wiederkehrende Kunden, Partner, Investoren, Medienvertreter und PR-Profis.

Portale: Dokumentationsportale hingegen haben klar definierte Nutzergruppen. Portal-Inhalte können generisch für alle Nutzer sein oder speziell auf bestimmte Nutzertypen zugeschnitten werden (z. B. Kunden, Mitarbeiter, Wiederverkäufer). Das in Portalen verfügbare Material ist in der Regel technischer, operativer oder vertraulicher Natur und umfasst Elemente wie Produktwissen, Supportmaterial und interne Dokumentation zu Prozessen.

4. Benutzerzugriffsverwaltung

Websites: Um auf eine Website zuzugreifen, benötigen Sie lediglich eine URL, und die Seite kann durchsucht werden. Sie müssen nicht einmal die URL kennen; Sie können über eine Suchmaschine wie Google oder Bing nach einem Unternehmen suchen und sich dann durch die Website klicken, um die benötigten Informationen zu finden. Der Schlüssel ist, dass Websites aus öffentlich indexierten Seiten bestehen. Sie können Gated Content enthalten, aber auch diese Inhalte sind für fast jeden zugänglich im Austausch gegen grundlegende Kontaktdaten wie Name, E-Mail und Telefonnummer.

Portale: Nutzer können auch URLs verwenden, um auf ein Dokumentationsportal zuzugreifen, aber im Gegensatz zu einer Website erfordern viele Portale eine Authentifizierung (z. B. über interne Realms, LDAP oder SSO), um bestimmte Inhalte anzuzeigen. In erster Linie ermöglicht dies Unternehmen, vertrauliche Informationen zu schützen. Es hilft auch dabei, präzise Inhalte an die richtigen Nutzer zu liefern. Beispielsweise kann eine Organisation einem Servicepartner die exakten Produktdetails für die spezifische Maschine bereitstellen, für deren Wartung er verantwortlich ist, um die Dauer von Eingriffen zu begrenzen. Portal-Administratoren regeln die Inhaltsautorisierung, indem sie benutzerdefinierte Benutzergruppen erstellen und Regeln basierend auf Inhaltsmetadaten festlegen. Auf diese Weise filtern Suchergebnisse automatisch Inhalte heraus, für die ein Nutzer nicht berechtigt ist oder die für seinen Job und sein Profil nicht relevant sind.

5. Interaktivität und Engagement

Websites: Die Benutzerinteraktivität auf einer Website beschränkt sich typischerweise auf das Lesen von Inhalten, das Ausfüllen von Formularen für Gated Content oder zur Anmeldung für Veranstaltungen sowie die Suche nach Informationen entweder über eine Suchleiste oder durch konversationalen Chatbot-Support. Dies sind eher einfache Interaktionen ohne direkten Kontakt zwischen den Nutzern und den Content-Verantwortlichen.

Portale: Dokumentationsportale bieten die Funktionen, die benötigt werden, um interaktivere Benutzererfahrungen zu gestalten und bereitzustellen. Sie ermöglichen es Nutzern beispielsweise, auf personalisierte Dashboards zuzugreifen oder neue GenAI-Tools für Aufgaben wie die Zusammenfassung von Dokumenten oder die Übersetzung von Inhalten zu nutzen. Viele Portale integrieren auch Chatbots, um Nutzer in Echtzeit zu unterstützen. Diese Funktionen machen Portale deutlich benutzerzentrierter und dynamischer. Darüber hinaus bieten Doc-Portale einzigartige Möglichkeiten für die bidirektionale Kommunikation zwischen Nutzern und Content-Verantwortlichen. Indem sie Nutzer ermutigen, Feedback zu hinterlassen und Inhalte zu bewerten, liefern sie technischen Redakteuren direkte Einblicke, wie sie die Dokumentation optimieren können.

6. Branding und Design

Websites: Websites legen großen Wert auf Branding und Design, wodurch diese kreativen Prozesse zu wichtigen Schritten beim Erstellen einer Website werden. Website-Betreiber priorisieren visuelle Attraktivität und nutzen hochwertige Bilder, Animationen, interaktive Elemente und aufwändige Design-Layouts, um ein ansprechendes, einzigartiges Erlebnis zu schaffen. Jeder Aspekt des Website-Designs soll die sorgfältig kuratierte Markenidentität und die Marketingziele des Unternehmens widerspiegeln.

Portale: Während Teams auch Dokumentationsportale anpassen, um Markenrichtlinien einschließlich Farbpaletten und Logo-Verwendung zu befolgen, ist ihr Ziel nicht, etwas so visuell Kreatives wie eine Website zu schaffen. Portale betonen Benutzerfreundlichkeit, Lesbarkeit und Barrierefreiheit, was alles zu einem eingeschränkteren Design führt. Dennoch müssen Marken Kontinuität zwischen ihrem Website-Design und dem Dokumentationsportal schaffen.

Beispiele aus der Praxis

Um den Unterschied zwischen einer Website und einem Dokumentationsportal zu visualisieren, haben wir einige Vergleichsbeispiele von Fluid Topics-Kunden zusammengestellt.

7. Content-Analytics

Websites: Die meisten Marketing-Teams nutzen Google Analytics und SEO-Tools wie SEMrush oder Ahrefs, um die Website-Performance und Nutzerbedürfnisse zu verfolgen. Diese Analytics-Plattformen bieten Einblicke in Metriken wie organischen Traffic, Absprungrate, Backlinks und Keyword-Suchergebnisse, die Teams helfen, Seiten-Engagement und Website-Sichtbarkeit zu verfolgen. Wenn Teams Metriken analysieren, erhalten sie Einblicke auf Seitenebene. Das Ziel ist es, diese Metriken zu nutzen, um SEO- oder SEA-Kampagnen zu aktualisieren, die User Journey besser zu verstehen und die Markensichtbarkeit zu optimieren.

Portale: Es gibt einige Überschneidungen zwischen den Metriken für Websites und Portale, aber zusätzlich zu Traffic- und Engagement-Rate-Analytics verfolgen die fortschrittlichsten Portale spezifischere dokumentationsrelevante Metriken. Dazu gehören Analysen wie Content-Bewertungen, Case Deflection, Suchen ohne Ergebnisse und Nutzermetriken (z. B. Lesezeichen, Session Journey, aktive Nutzer usw.). Darüber hinaus können alle Metriken zu Content-Traffic und Engagement sowohl auf Dokument- als auch auf Themenebene in einem Portal verfolgt werden. Diese Metriken sind detaillierter als Website-Metriken, da Teams sie nutzen, um kontinuierliche Updates an der Dokumentation vorzunehmen und den Zugang zu technischem und Produktwissen zu verbessern.

Kernfunktionen, die Fluid Topics bietet

Fluid Topics bietet ein KI-gestütztes Dokumentationsportal, um Kunden, Partner und Mitarbeiter mit aktuellen Informationen durch Self-Service-Erlebnisse zu unterstützen.

• Out-of-the-box-Portal: Wir bieten ein voll funktionsfähiges Dokumentationsportal, das schnell und mühelos bereitgestellt werden kann.
• Portal-Designer: Der Portal-Designer von Fluid Topics ermöglicht es Ihnen, Ihr Portal mithilfe eines intuitiven WYSIWYG-Editors anzupassen. Sie können Startseiten, Suchergebnisseiten und Reader-Seiten-Vorlagen erstellen und dabei Layouts, Branding und andere Designelemente mit vollständiger Autonomie personalisieren.
• Nahtlose Integration mit Content-Quellen: Teams können problemlos Dokumentation aus verschiedenen Content-Quellen und -formaten mit einem zentralisierten Wissens-Hub verbinden. Dieses Repository vereint alle Inhalte und macht eine Neuformatierung von Inhalten vor der Veröffentlichung überflüssig.
• Erweiterte Suche: Unser Portal kombiniert Keyword- und semantische Suche, um schnell relevante Inhalte für den persönlichen Kontext und die Bedürfnisse jedes Nutzers bereitzustellen. Unser robustes Metadaten-Verwaltungssystem ermöglicht es Unternehmen, Inhalte mit detaillierten Labels zu versehen, um die Relevanz der Suchergebnisse zu verbessern. Unsere anpassungsfähige Suchmaschine ist auch KI-kompatibel und kann nahtlos GenAI-Anwendungen wie Chatbots für ein konversationsähnlicheres Sucherlebnis betreiben.
• Mobile Responsiveness: Die Benutzeroberfläche von Fluid Topics ist vollständig responsiv und für eine native mobile Benutzererfahrung optimiert.
• Interaktivitätsmöglichkeiten: Nutzer können bevorzugte Inhalte speichern, mit KI-Widgets interagieren und sich durch Kommentieren, Bewerten und Teilen weiter engagieren, um ein dynamisches und interaktives Erlebnis zu schaffen.
• Dedizierte Analytics: Portal-Administratoren haben Zugang zu umfangreichen Metriken, einschließlich vollständiger Nutzer-Session-Journeys, detaillierter Such-Analytics, Dokument-Traffic, Content-Bewertungen und zusätzlicher Einblicke.
• Autorisierungskontrolle: Robuste Zugangskontrollfunktionen stellen sicher, dass die richtigen Personen Zugang zu den richtigen Inhalten erhalten. Ob es sich um öffentlich zugängliches Wissen oder um die Sicherung interner Dokumentation handelt, die Sichtbarkeit kann nach Benutzergruppe, Inhaltsmetadaten und mehr angepasst werden, ohne die Benutzererfahrung oder Sicherheit zu beeinträchtigen.

Fazit: Komplementär, nicht konkurrierend

Wenn Sie ein technisches Produkt oder eine Dienstleistung anbieten, benötigen Sie wirklich sowohl eine starke Website als auch eine solide Dokumentation. Ihre Website hilft dabei, Menschen anzuziehen und zu erklären, was Sie tun, während Ihr Doc-Portal sie im Laufe der Zeit engagiert und unterstützt hält. Die Unterschiede zu übersehen, kann zu Verwirrung und Frustration führen, insbesondere wenn Sie versuchen, ein Produkt zu skalieren.

Sie können eine Website jedoch nicht wie ein Doc-Portal verwalten, daher benötigen Sie die richtigen Teams mit den richtigen Tools, um die beiden digitalen Sites zu verwalten. Wenn Sie tiefer in die Welt der Dokumentationsportale eintauchen möchten und erfahren möchten, wie sie sich im KI-Zeitalter verändern, laden Sie unseren Guide zu KI-gestützten Doc-Portalen herunter, um Experten-Einblicke und Best Practices zu erhalten. Setzen Sie sich dann mit uns in Verbindung, um Ihr eigenes Portal im Handumdrehen zu starten.