Was macht ein Technischer Redakteur?

Hinweis: Dieser Blogbeitrag wurde mithilfe von KI aus der Originalversion übersetzt und kann daher geringfügige Abweichungen enthalten. Einige der Links in diesem Beitrag führen zu Inhalten, die nur auf Englisch verfügbar sind.

Technische Redakteure, oder Tech Writer, kommunizieren mit Nutzern, indem sie Texte, Bilder und Videos erstellen, um Aspekte der Produkte und Dienstleistungen ihres Unternehmens branchenübergreifend zu erklären. Technische Redakteure sind jedoch weit mehr als bloße Dokumentationsspezialisten. Sie sind die stillen Helden jeder Organisation. Ihre Fähigkeiten sind unerlässlich, um Unternehmen Zeit und Geld zu sparen. Gut dokumentierte Produkte bedeuten weniger Support-Tickets, eine bessere Einhaltung von Branchenvorschriften und eine höhere Produktivität sowohl für Mitarbeiter als auch für Produktnutzer.

FedEx berichtete, dass die Mitarbeiter nach der Überarbeitung des Betriebshandbuchs für den Bodenbetrieb durch die technischen Redakteure des Unternehmens in 80 % der Fälle die benötigten Informationen fanden – ein Anstieg gegenüber 53 % bei der vorherigen Handbuchversion. Diese eine Änderung sparte dem Unternehmen jährlich 400.000 US-Dollar. Wenn Unternehmen in ihre technischen Redakteure investieren, sparen sie Millionen.

Möchten Sie in jedem Unternehmen, dem Sie beitreten, etwas bewegen? Lesen Sie weiter, um herauszufinden, was es braucht, um technischer Redakteur zu werden. Entdecken Sie außerdem, wie der Arbeitsalltag in einem Dokumentationsteam aussieht, welche Rolle Redakteure im Content-Betrieb spielen und wie KI technische Redaktionsteams beeinflusst.

Was ist ein Technischer Redakteur?

Ein technischer Redakteur ist jemand, der technische Dokumentation erstellt. Dazu gehören Installationshandbücher, Benutzerhandbücher, Produktdatenblätter, technische Berichte, API-Dokumentation und mehr. Ihr Ziel ist es, komplexe Produktinformationen zu erfassen und sie internen und externen Nutzern verständlich zu vermitteln. Dabei verwenden sie klare Beschreibungen und leicht nachvollziehbare Anleitungen.

Was machen Technische Redakteure?

Technische Redakteure haben zwei Hauptaufgaben: die Recherche von Fachwissen und das Management des gesamten Lebenszyklus der technischen Dokumentation.

Die meisten Tech Writer arbeiten mit Fachexperten (Subject Matter Experts, SMEs) zusammen, die über umfassendes Wissen in ihrem jeweiligen Bereich verfügen, um präzisere und detailliertere Dokumentationen zu erstellen. Diese Experten können sich auf eine Produktkomponente, einen bestimmten Prozess, bestimmte Praktiken und Vorschriften oder andere Themen spezialisiert haben. Während SMEs über umfangreiches Fachwissen verfügen, fällt es ihnen mitunter schwer, komplexe Themen so aufzubereiten, dass sie für ein breiteres, nicht-technisches Publikum verständlich sind. Deshalb ist die Zusammenarbeit mit technischen Redakteuren für die Nutzererfahrung von entscheidender Bedeutung.

Tech Writer müssen die relevanten Informationen aus diesen Experteneinblicken herausfiltern und in schriftliche Dokumentation, Bilder und Produktdiagramme umwandeln. Diese Redakteure arbeiten in allen Phasen des technischen Dokumentationsworkflows – von der Planung über das Schreiben und Bearbeiten bis hin zur Aktualisierung, Veröffentlichung und Bereitstellung von Inhalten. Zudem müssen sie sicherstellen, dass die Informationen in verschiedenen Formaten verfügbar sind. So können Nutzer über jeden beliebigen Endpunkt auf die Dateien zugreifen und das Wissen nutzen, um ihre Probleme zu lösen.

Häufige Aufgaben und Zuständigkeiten von Technischen Redakteuren

Die Zuständigkeiten technischer Redakteure variieren je nach Branche und Unternehmen.

• Durchführung detaillierter Produkt- und Fachrecherchen: Tech Writer müssen die Bereiche, Konzepte, Nutzerpersonas und weitere für die Branche ihres Unternehmens relevante Informationen genau verstehen. Dieser Kontext fließt in ihre Dokumentation ein und macht ihre Texte relevanter und fundierter.
• Teamübergreifende Kommunikation: Je nach Projekt müssen Redakteure mit Entwicklern, Fachexperten, dem Kundensupport, Produktwissensteams oder anderen zusammenarbeiten. Dies verbessert ihr Verständnis dafür, wie eine Produktkomponente funktioniert oder welche Informationen Nutzer für eine positive Erfahrung benötigen.
• Planung und Erstellung technischer Dokumentation: Vor dem Schreiben müssen sie den Umfang der benötigten Informationen festlegen. Außerdem müssen sie entscheiden, welches Format und welcher Dateityp das Verständnis der Nutzer für jedes Dokumentationsstück am besten unterstützen. Anschließend bereiten sie die Inhalte in ihrem bevorzugten Autorentool auf, etwa einem CCMS. Dazu gehört auch die Verwendung des im Team vereinbarten Schreibformats (z. B. DITA, DocBook und andere XML-basierte Formate sowie HTML, Markdown, YAML usw.).
• Bearbeiten und Korrekturlesen von Inhalten: Ein Teil des Content-Betriebs besteht darin, festzulegen, wer welche Inhalte redigiert. Korrekturlesen und Bearbeiten sind entscheidende Schritte, um Fehler zu beseitigen und die Dokumentation klar, präzise und für Nutzer verständlich zu gestalten.
• Veröffentlichung von Dokumentation: Die nächste Herausforderung für Tech Writer besteht darin, Inhalte aus verschiedenen Quellen und in mehreren Formaten zusammenzutragen und an allen relevanten Endpunkten zu veröffentlichen (z. B. Wissensdatenbank, Website, Helpdesk, Dokumentationsportal, KI-Chatbot usw.). Unternehmen mit großen Mengen an Inhalten benötigen in der Regel eine Content-Delivery-Plattform (CDP). CDPs zentralisieren verstreute Informationen, sodass sie über alle Endpunkte hinweg einheitlich verfügbar sind – für ein konsistentes Nutzererlebnis.
• Pflege und Aktualisierung von Inhalten: Nur weil Inhalte veröffentlicht sind, heißt das nicht, dass die Arbeit erledigt ist. Wenn Produktaktualisierungen veröffentlicht werden, neue Komponenten auf den Markt kommen oder sich Prozesse ändern, muss die Dokumentation diese Änderungen widerspiegeln. Tech Writer müssen Inhalte kontinuierlich aktualisieren, damit sie stets korrekt und relevant bleiben – besonders in Softwareunternehmen mit schnellen Release-Zyklen.
• Einholen von Nutzerfeedback: Sobald die Dokumentation veröffentlicht ist, erhalten Redakteure möglicherweise Nutzerfeedback. Dies kann in Form von Bewertungen, direkten Kommentaren oder speziellen Content-Analysen erfolgen. Diese Einblicke zeigen, wie vollständig und benutzerfreundlich ihre Inhalte sind. Dadurch können Redakteure Inhalte für mehr Klarheit aktualisieren, Informationen aktuell halten und die gesamte Nutzererfahrung verbessern.

Welche Fähigkeiten braucht man, um Technischer Redakteur zu werden?

Zunächst und vor allem muss ein technischer Redakteur den Bereich und das Produkt seines Unternehmens verstehen. Darüber hinaus gibt es mehrere allgemeine Fähigkeiten, an denen jeder angehende technische Redakteur arbeiten kann, um sein Handwerk zu verbessern.

• Schreiben: Das mag offensichtlich klingen, aber Tech Writer müssen gut schreiben können! Insbesondere müssen sie in der Lage sein, komplizierte und technische Ideen in einfache, klare Worte zu fassen. Außerdem müssen sie sich an den Tonfall und die Schreibstandards ihres Unternehmens anpassen können. Um dies zu erreichen, haben viele technische Redakteure einen Abschluss in Sprachwissenschaften, Kommunikation, Journalismus oder verwandten Fächern.
• Recherche: Umfangreiche Recherche ist eine Kernkompetenz für Redakteure, die den gesamten fachlichen Umfang eines Themas verstehen müssen, um die Informationen an die Nutzer weiterzugeben. Sie müssen wissen, wie man wichtige Informationen aus verschiedenen Quellen findet, bewertet, extrahiert und präsentiert.
• Zusammenarbeit und Kommunikation: Ein wesentlicher Teil der technischen Redaktion besteht darin, mit anderen Teams, Kollegen und manchmal direkt mit Nutzern zusammenzuarbeiten, um die eigenen Inhalte kontinuierlich zu verbessern. Auch wenn der eigentliche Schreibprozess eine Einzelaktivität sein kann, ist es wichtig, gut mit anderen zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Dies optimiert jeden Schritt des Content-Betriebs.
• Kenntnisse über Tools und Technologien: Technische Redakteure nutzen eine Vielzahl von Tools zur Erstellung von Dokumentation. Sie verwenden CCMS und andere Schreibwerkzeuge, visuelle Erstellungstools, Grammatik- und Optimierungstools, Publikationstools und mehr. Um in der technischen Redaktion erfolgreich zu sein, müssen Sie mit mehreren Tools vertraut sein. Mit dem Aufkommen von KI-Anwendungen verändert sich zudem die Rolle technischer Redakteure. Heute müssen sie sich auch mit KI-gestützten Tools wohlfühlen. Insbesondere müssen sie verstehen, wie geschäftliche Anwendungen wie KI-Chatbots die Art und Weise beeinflussen, wie sie Inhalte erstellen.

Aus- und Weiterbildung für Technische Redakteure

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie technische Redakteure Schulungen erhalten und ihre Fähigkeiten sowie ihr Branchenwissen ausbauen können.

Interne Schulung: Jedes Unternehmen hat einen anderen Tool-Stack, andere Prozesse und Best Practices zur Erstellung von Dokumentation. Mit jeder neuen Erfahrung und mit dem Wachstum von Teams erweitern Redakteure naturgemäß ihre Fähigkeiten und lernen unterschiedliche Arbeitsweisen kennen.

Zertifizierungen erwerben: Verschiedene Regionen bieten unterschiedliche Schulungen und Zertifizierungen für technische Redakteure an, die ihre Fähigkeiten weiterentwickeln möchten. Werfen Sie einen Blick auf Organisationen wie Tekom Europe und die Society for Technical Communication, um zu sehen, welche Schulungsprogramme sie anbieten oder unterstützen. Auch branchenspezifische Gruppen (z. B. die American Medical Writers Association) bieten eigene Programme an.

Konferenzen besuchen: Vom Netzwerken bis hin zum Besuch von Vorträgen, bei denen Branchenführer aktuelle Trends diskutieren – Konferenzen sind eine hervorragende Möglichkeit, Wissen zu erweitern und neue Methoden kennenzulernen. Dort verbessern Sie Ihre Fähigkeiten und treffen Branchenkollegen, an die Sie sich später um Rat wenden können. Es gibt weltweit und online zahlreiche Konferenzen für technische Redakteure, was diese Option für alle zugänglich macht.

Der Aufstieg der KI

Wenn wir über technische Redakteure sprechen, kommen wir nicht um das Thema KI-Technologie und deren Einfluss auf die Branche herum. Dokumentationsteams sollten generative KI (GenAI) nutzen, um ihre Arbeit zu verbessern, anstatt diese aufkommende Technologie als Bedrohung zu betrachten. Diese Einschätzung teilt auch Rémi Bove, Head of Product Knowledge bei Fluid Topics, der erklärte, dass technische Redakteure erheblich von KI-Technologie profitieren können, um ihre Arbeitsabläufe zu verbessern, die Effizienz zu steigern und hochwertige Inhalte zu erstellen.

Welche Anwendungsmöglichkeiten bietet diese wertvolle Technologie für technische Redaktionsteams?

• Optimierung der Content-Erstellung: Technische Redaktionsteams können KI nutzen, um Brainstormings zu automatisieren, lange Rechercheunterlagen sofort zusammenzufassen und Content-Gliederungen zu erstellen. Durch den Einsatz von KI für die inhaltliche Vorbereitung haben Redakteure mehr Zeit, sich auf die Erstellung und Veröffentlichung zu konzentrieren.
• Reduzierung der Übersetzungskosten: Unternehmen können maschinelle Übersetzung mit generativer KI-gestützter Übersetzung kombinieren. Dies ermöglicht es Unternehmen, Texte mit minimalen bis keinen Kosten in jede beliebige Sprache zu übersetzen, sobald ein Nutzer Inhalte in einer bestimmten Sprache anfordert.
• Konsistente Content-Stile beibehalten: Redakteure können nun GenAI-Anwendungen nutzen, um den Tonfall zu überprüfen, Texte auf Plagiate zu prüfen und Möglichkeiten zur Vereinfachung von Texten aufzuzeigen. Diese Tools liefern während des Bearbeitungsprozesses Live-Empfehlungen – zum Beispiel, wie die Grammatik eines Textes verbessert, Sätze für mehr Klarheit umformuliert und die Wortwahl für Konsistenz über die gesamte Dokumentation hinweg angepasst werden können.
• Nutzer mit Inhalten einbinden: Teams setzen GenAI ein, um Nutzern zu helfen, die benötigten Informationen auf ansprechendere und effizientere Weise zu finden. Mit fortschrittlichen RAG-basierten Anwendungen werden Nutzerfragen mit relevanten, gesprächsnahen Antworten beantwortet, Kernthemen zusammengefasst, Musterantworten für Helpdesk-Tickets bereitgestellt und vieles mehr.

Starten Sie Ihre Laufbahn als Technischer Redakteur

Möchten Sie tiefer in das Feld der technischen Redaktion eintauchen und damit beginnen, Ihrem Unternehmen einen enormen Mehrwert zu bieten? Werfen Sie einen Blick auf diese Ressourcen, um mehr zu erfahren.

• Rethinking product information: The evolving role of tech writers (auf Englisch) (Quelle: tcworld)
• 6 Trends in der technischen Dokumentation, die Sie 2026 im Auge behalten sollten (Quelle: Fluid Topics)
• I’d Rather Be Writing Podcast (auf Englisch) (Quelle: Tom Johnson)
• Wie ChatGPT die technische Dokumentation beeinflussen wird (Quelle: Fluid Topics)