4 Erkenntnisse, um Content-Migrationsprobleme zu vermeiden

Hinweis: Dieser Blogbeitrag wurde mithilfe von KI aus der Originalversion übersetzt und kann daher geringfügige Abweichungen enthalten. Einige der Links in diesem Beitrag führen zu Inhalten, die nur auf Englisch verfügbar sind.

Da Unternehmen bestrebt sind, personalisiertere und ansprechendere Nutzererlebnisse zu bieten, stehen sie vor der wachsenden Herausforderung, Inhalte über mehrere Kanäle hinweg besser auffindbar, lesbar und anpassbar zu machen. Viele Unternehmen gehen davon aus, dass sie dafür zunächst eine strukturierte Content-Erstellung einführen, eine Content-Management-Lösung auswählen und ihre gesamten bestehenden Inhalte migrieren müssen.

Tatsächlich müssen Sie Ihre Inhalte nicht von Grund auf neu strukturieren, um Ihr Nutzererlebnis zu verbessern. Überraschenderweise besteht der effizienteste Weg zu einer modernen und dynamischen Content-Delivery-Erfahrung – der nicht so viele Kopfschmerzen bei der Content-Migration mit sich bringt – darin, zunächst Ihr neues Delivery-System einzurichten, wie zum Beispiel eine Content Delivery Platform (CDP). Sobald diese implementiert ist, können Sie Ihre Tools und Schreibprozesse in Ihrem eigenen Tempo anpassen und so die Kosten und Risiken reduzieren, die normalerweise mit einer groß angelegten Content-Migration verbunden sind.

Lassen Sie uns anhand von vier Erkenntnissen für die Verwaltung eines modernen Content-Workflows untersuchen, warum dieser Ansatz funktioniert.

Erkenntnis 1: Wie Sie schreiben, spielt für andere kaum eine Rolle

Ob Sie ein hochentwickeltes DITA-System oder einfach Word verwenden, macht für Ihre Nutzer keinen Unterschied. Entscheidend ist allein, dass sie die benötigten Informationen leicht finden und lesen können, wann immer sie sie brauchen. Das gilt umso mehr für Top-Führungskräfte, die sich eher für Ihre Ergebnisse interessieren als für die Tools oder Prozesse, mit denen diese erzielt werden. Daher sollten Sie sich auf die Elemente konzentrieren, die schnell einen Mehrwert für das Nutzererlebnis bringen.

Die Einführung eines CCMS ist ein Projekt, das Ihrem Team und Ihrem Unternehmen definitiv einen Mehrwert bringt. Es handelt sich jedoch um einen komplexen und zeitaufwändigen Prozess, der viele Schritte umfasst, darunter:

• Ein Content-Modell entwickeln sowie eine Taxonomie und Metadaten definieren
• Ein Tool mit den richtigen Funktionen auswählen
• Das Tool so installieren, dass es nahtlos in Ihren Tech-Stack integriert ist
• Ihre Autoren im Umgang mit dem CCMS schulen
• Bestehende Inhalte in das CCMS migrieren und für strukturierten Text anpassen
• Die Arbeit mit dem CCMS ausbauen, um die Autonomie, Produktivität und Content-Geschwindigkeit des Teams zu verbessern

Dieser Prozess kann Monate oder sogar Jahre an Projektarbeit sowie Investitionen in Millionenhöhe in Anspruch nehmen. Hinzu kommt: Nach all der investierten Zeit und dem investierten Geld für den Wechsel des Autorensystems trägt Ihr neues Tool nicht einmal zu echtem Wandel oder einer wertvollen Unternehmenstransformation bei. Ja, Ihre Teams können nun in DITA schreiben, aber wenn Sie Ihre Inhalte weiterhin als PDFs veröffentlichen, werden Nutzer weiterhin Schwierigkeiten haben, die benötigten Informationen zu finden. Investieren Sie hingegen in eine moderne Delivery-Lösung, kann diese eine Word-Datei so verarbeiten und darstellen, als handele es sich um strukturierte, themenbasierte Inhalte, und so ein ansprechendes Nutzererlebnis bieten.

Erkenntnis 2: Dynamische Delivery liefert schnelle Ergebnisse

Die Integration einer Content Delivery Platform in Ihren Workflow bringt zahlreiche Vorteile mit sich – unabhängig vom aktuellen Zustand Ihrer Inhalte:

• CDPs wirken sich unmittelbar auf Ihr Unternehmen aus. Sie bieten dynamische Delivery, die verändert, wie Menschen die benötigten Informationen finden. Indem sie jedem Endpunkt stets die aktuellsten Informationen bereitstellen, verbessern sie das Nutzererlebnis für verschiedene Teams, einschließlich Kundensupport und Außendienst – unabhängig vom Zustand Ihrer Inhalte
• Diese Plattformen arbeiten mit den Inhalten, die Sie bereits haben. Gute CDPs verarbeiten sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Inhalte. Sie können unstrukturierte Dokumente so aufbereiten, dass sie wie themenbasierte Inhalte wirken, indem sie automatisch in Abschnitte (Chunks) unterteilt werden.
• Sie kombinieren Inhalte aus mehreren Quellen und in unterschiedlichen Formaten und schaffen so eine einzige verlässliche Informationsquelle (Single Source of Truth). Dieses einheitliche Informationsrepository reichert Inhalte an und normalisiert sie. CDPs sind hochgradig interoperabel – das heißt, selbst wenn Ihr Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlicher Content-Tools nutzt, kann Ihre CDP Inhalte aus jeder einzelnen Quelle zusammenführen.
• Schließlich passen sich diese Plattformen an Ihre IT-Landschaft an. Mit nahtlosen Omnichannel-Verbindungen versorgen sie alle Endpunkte und Anwendungen mit Inhalten, sodass Nutzer von jedem Gerät aus auf die Informationen zugreifen können.

Darüber hinaus ist die Implementierung einer solchen Plattform schnell und unkompliziert! Selbst bei den komplexesten Projekten kann Ihre CDP innerhalb weniger Wochen bis weniger Monate einsatzbereit sein.

Darwinbox, ein führender Anbieter cloudbasierter Software für das Personalmanagement, hat sich beispielsweise mit Fluid Topics, einem führenden CDP-Anbieter, zusammengetan, um sein Content-Erlebnis zu verbessern. Fluid Topics half dabei, das Hilfeportal innerhalb eines Monats startklar zu machen. Dieses schnelle Setup ermöglichte es Darwinbox, die Content-Delivery für seine vielfältigen Nutzersegmente zu optimieren.

Der Übergang von traditioneller, statischer Content-Delivery zu dynamischer Content-Delivery bedeutet, dass Sie Ihrem Unternehmen schnell sichtbare und wertvolle Ergebnisse liefern können – und sich gleichzeitig die Zeit verschaffen, um Schreibtools, Prozesse und Strategien zu modernisieren.

Erkenntnis 3: Mit Delivery zu beginnen, optimiert die Restrukturierung von Inhalten

Die Wahl eines Delivery-First-Ansatzes ist eine strategische Möglichkeit, die Restrukturierung und Migration Ihrer Inhalte abzusichern, zu beschleunigen und kostengünstiger zu gestalten.

1. Mit Delivery zu beginnen, hilft dabei, die notwendigen Verbesserungen an Ihren Inhalten aufzudecken.

Dieser Ansatz hilft Ihnen, ein klares Ziel zu definieren und unnötige Hürden bei der Neustrukturierung Ihrer Inhalte zu vermeiden.

Er ermöglicht es Ihnen, die notwendigen Aktualisierungen zur Verbesserung der Auffindbarkeit und Zugänglichkeit Ihrer Inhalte gezielt zu identifizieren. Darüber hinaus hilft er Ihnen, die richtigen Metadaten zu bestimmen, damit Ihre Inhalte korrekt indexiert und leicht durchsuchbar sind.

Beginnen Sie hingegen mit dem Wechsel der Autorentools, riskieren Sie, sich ohne klare Richtung in die Neustrukturierung Ihrer Inhalte zu stürzen. Mit einer Delivery-First-Strategie gewinnen Sie die nötigen Erkenntnisse, um Ihre Ziele zu definieren und die richtigen Maßnahmen zu priorisieren.

2. CDPs liefern spezielle Dokumentations-Metriken, die bei der Priorisierung von Restrukturierungsaufgaben helfen.

• Verfolgen Sie Metriken wie die meist- und am wenigsten gelesenen Inhalte, erfolglose Suchanfragen, Nutzerpfade und mehr.
• Schaffen Sie mit direktem Nutzerfeedback und Content-Bewertungen eine direkte Kommunikationslinie zwischen Nutzern und Dokumentationsteams.
• Nutzen Sie die Metriken, um Ihre Investitionen in die Content-Migration zu planen und zu optimieren – dort, wo Sie den größten Mehrwert schaffen können.

3. Sie müssen nicht Ihre gesamte Dokumentation migrieren.

• CDPs können alle Arten von Inhalten in jedem Format nativ integrieren, ohne dass Sie Ihre Inhalte in neue Autorentools migrieren müssen.
• Wenn eine CDP Inhalte in einem zentralen Repository zusammenführt, harmonisiert die Plattform alle Formate und verbirgt die Vielzahl an Dateitypen. So entsteht von Anfang an ein nahtloses Nutzererlebnis.
• Priorisieren Sie Ihre Content-Migrationen. Behalten Sie die Dokumentation für aktuelle oder bald auslaufende Produkte in ihrem ursprünglichen Format bei, damit die Informationen verfügbar bleiben, ohne dass Sie übermäßig viel Zeit und Ressourcen aufwenden müssen.

Erkenntnis 4: Dynamische Delivery ist eine skalierbare, zukunftssichere Wahl

Eines ist sicher: Ihre Content-Strategie, Ihr Umfeld und Ihre Rahmenbedingungen werden sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln. Sie müssen bereit sein, sich reibungslos und effizient an unerwartete Veränderungen anzupassen. Dynamische Content-Delivery macht es einfach, Content-Operations zu skalieren – ganz gleich, welche Herausforderungen in Zukunft auf Sie zukommen.

Ständig entstehen neue Dokumentations-Tools

Es entstehen laufend neue Tools für die Content-Produktion. Technische Inhalte sind komplex und vielschichtig, und die Formatpräferenzen der Nutzer für Produktdokumentation entwickeln sich mit den technologischen Innovationen stetig weiter. Neben Text sind auch Audio, Video, 2D und 3D längst zur Norm geworden, und offene Content Delivery Platforms wie Fluid Topics sind darauf ausgelegt, alle Quellen flexibel zu integrieren und die Zukunft der technischen Kommunikation vorzubereiten.

Die Herausforderung wachsender Dokumentations-Beitragender

Mit zunehmender Skalierung Ihrer Dokumentation wächst auch die Vielfalt der Beitragenden. Durch das immer schnellere Tempo bei Produkteinführungen werden Kunden, Partner, OEMs und breitere Community-Ökosysteme zunehmend bereit sein, zur Wissensproduktion beizutragen. Dadurch wird es zunehmend schwieriger, sämtliche technischen Inhalte von einem einzigen, zentralisierten Autorenteam erstellen zu lassen.

Teams benötigen neue Arbeitsweisen, die Agilität, Zusammenarbeit und die Verteilung von Aufgaben fördern. Erfolg erfordert die Einbindung von mehr Stakeholdern in den Prozess – von denen jeder seine eigenen Tools und Schreibweisen hat. Selbst mit schlanken Benutzeroberflächen ist es unmöglich, allen Fachexperten (SMEs) und Beitragenden ein einziges strukturiertes Autorentool aufzuzwingen.

Wir müssen akzeptieren, dass mehrere Systeme parallel existieren werden, und jedem Team erlauben, mit seinem bevorzugten Tool zu schreiben: der Vertrieb mit Word, Entwickler in Markdown, Support-Mitarbeiter mit Wikis und so weiter. CDPs bleiben dabei weiterhin die Lösung, um Inhalte aus einer wachsenden Vielzahl von Quellen an die Nutzer zu liefern.

Die Schwierigkeiten beim Umgang mit organisatorischem Wandel

Fusionen und Übernahmen können über Nacht alles verändern. Selbst in den stabilsten Organisationen, denen es gelungen ist, ihre Stakeholder aufeinander abzustimmen und ihre Content-Produktion zu straffen, können eine Fusion oder Übernahme die bestmöglich durchdachten Pläne durcheinanderbringen. Neue Tools und Formate bringen plötzlich zusätzliche Komplexität mit sich, und die Fähigkeit, diese in eine bestehende, funktionierende Lösung zu integrieren, ist entscheidend für eine reibungslose Geschäftskontinuität.

In vielen Fällen bietet dynamische Content-Delivery die Flexibilität und Sicherheit, die für unvorhergesehene oder unvorhersehbare Veränderungen in Ihrer Content-Umgebung notwendig sind.

Unternehmen wie Johnson Controls International, der multinationale Marktführer für Smart-Building-Technologie, haben diesen Wandel inmitten organisatorischer Veränderungen erfolgreich gemeistert. Nach der Übernahme des Sicherheitssystem-Unternehmens Tyco nutzte JCI diese Übergangsphase als Katalysator, um eine moderne, einheitliche Content-Strategie einzuführen, die es ihnen ermöglicht, ihr wachsendes Portfolio nahtlos zu verwalten.

Dynamische Delivery durch Generative KI revolutionieren

Neu aufkommende Generative-KI-Lösungen (GenAI) verändern mit neuen Tools und Anwendungen, die langfristigen Mehrwert schaffen, die Geschäftswelt branchenübergreifend. Dieser Wandel verlangt von Wissensteams, eine Vorreiterrolle einzunehmen und ihre Unternehmen bei der Orientierung in diesen Trends sowie bei der Einführung KI-gestützter Tools für Content-Operations anzuleiten. Die Vorteile liegen auf der Hand: GenAI-Tools sind nur so gut wie die Inhalte, mit denen sie gespeist werden, und verstreute Inhalte sind für KI-Algorithmen nur schwer zugänglich und nutzbar.

Content Delivery Platforms wie Fluid Topics spielen eine wichtige Rolle bei der Vorbereitung von Inhalten für zukünftige GenAI-Projekte, indem sie das Produktwissen eines Unternehmens aus jeder Quelle und in jedem Format konsolidieren und in einem zentralen Wissens-Hub vereinheitlichen. Wenn sich Ihr Unternehmen zunächst auf die Vereinheitlichung von Inhalten und dynamische Delivery konzentriert, kann es beim Aufbau von KI- oder Retrieval-Augmented-Generation-Modellen (RAG) nahtlos das volle Potenzial seiner Inhalte ausschöpfen. Fluid Topics fungiert dabei als AI Gateway – eine Brücken- und Orchestrierungsschicht zwischen Content-Autorentools, Content-Repositories und Large Language Models (LLMs) wie OpenAI, Azure OpenAI, Claude und Gemini. Der Einsatz einer CDP als Zwischenschicht ermöglicht es Unternehmen, moderne, dynamische Delivery anzubieten sowie die Kernfähigkeiten bereitzustellen, die für die Umsetzung von GenAI-Projekten erforderlich sind, die präzise, relevante und personalisierte Erlebnisse liefern.

Lassen Sie Content-Migrations-Kopfschmerzen hinter sich

Die Vorteile, sich zunächst auf die Einrichtung einer Content Delivery Platform zu konzentrieren, bevor Inhalte migriert oder neue Schreibtools eingeführt werden, liegen klar auf der Hand. Bei Fluid Topics laden wir Sie ein, so zu kommen, wie Sie sind – mit den Tools und Quellen, die Sie bereits haben, und Ihren Inhalten in ihrem aktuellen Zustand. Unsere vier Erkenntnisse zur Vermeidung von Content-Migrations-Kopfschmerzen sparen Ihnen Geld und Zeit, liefern Ihrem Unternehmen sofortige Vorteile und bereiten die Zukunft Ihrer Content-Strategie vor.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Mai 2021 veröffentlicht. Er wurde vollständig überarbeitet und aktualisiert, um Genauigkeit und Vollständigkeit zu gewährleisten.